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Colocalisation : ne laisser aucun membre de l’équipe derrière

Je n’arrive pas à croire que j’écris un billet de blogue! En tant que responsable du service pour ce projet à l’Agence du revenu du Canada (ARC), cela fait partie de la longue liste des « premières » que j’ai vécues depuis que j’ai commencé à partager les locaux avec nos partenaires du Service numérique canadien (SNC) il y a un peu plus d’un mois.

Ensemble, nous travaillons depuis quelque temps sur un service visant à faciliter la déclaration de revenus pour les Canadiens à faible revenu. Le projet a été mis sur pied très rapidement. Au départ, l’ARC avait demandé au SNC s’il était possible de faire quelque chose pour éliminer les obstacles auxquels se heurtent les gens qui doivent produire leur déclaration de revenus simplement pour obtenir des prestations.

La réponse courte a été oui. Nous étions tous d’accord que le problème méritait qu’on s’y attaque.

Voici comment nous avons commencé

La première étape consistait à réunir une équipe d’experts du SNC et de l’ARC et à installer tout le monde dans un espace de travail partagé (l’administration centrale du SNC) au centre-ville d’Ottawa.

Même si j’étais enthousiaste à l’idée de démarrer le projet, je dois admettre que j’étais sceptique quant à l’idée de la colocalisation. Entre autres, je me demandais (et je suis sûre de ne pas être la seule) comment mon équipe travaillerait dans une nouvelle culture et un nouvel environnement. Je me suis posé la question : allais-je bien m’entendre avec mes nouveaux collègues? Et le fait de travailler avec les autres dans un espace ouvert serait-il stressant, voire déconcentrant?

Cependant, j’ai fait acte de foi et, depuis que j’ai commencé cette aventure, je me rends compte que je suis capable d’avoir le meilleur des deux mondes : je travaille au centre-ville avec une équipe talentueuse tout en demeurant capable de communiquer avec mes merveilleux collègues de l’ARC.

J’ai aussi fait l’expérience des avantages mutuels de la collaboration au sein d’une équipe multidisciplinaire.

La colocalisation, c’est plus qu’un simple engouement pour de nouveaux bureaux

La question que me posent le plus souvent mes collègues de l’ARC est la suivante : « Comment se passe le partage des locaux au SNC? »

Contrairement à ce que j’ai vu dans d’autres bureaux gouvernementaux, c’est un milieu de travail 3.0 (milieu de travail axé sur les activités), avec des espaces ouverts et collaboratifs. Nous tenons des mêlées quotidiennes avec l’équipe, au cours desquelles chaque personne dit ce sur quoi elle a travaillé la veille et ce sur quoi elle travaillera cette journée-là. Certains membres de l’équipe travaillent en mode distribué (ou à distance, comme nous disons à l’ARC) et la plupart des réunions se déroulent avec des participants en personne et d’autres en ligne.

L’équipe utilise également une gestion de projet de méthode Scrum ou agile. Il s’agit d’une approche où les exigences et les solutions évoluent grâce à l’effort de collaboration, en fonction des besoins des personnes qui utilisent de notre service — dans le cas présent, les déclarants.

Le rapprochement favorise la collaboration et la productivité

Nous avons quatre représentants de l’ARC qui sont colocalisés au SNC : trois experts en la matière de la direction générale des TI et moi-même. Sachant que l’ARC est une grande organisation dotée de systèmes très complexes et sécurisés, notre équipe a montré à nos collègues du SNC comment naviguer dans des systèmes aussi vastes. Le service aux Canadiens étant au cœur de ce que nous faisons, une partie de notre travail consiste à rassurer chaque Canadien quant à la protection de sa vie privée et la sécurité de ses renseignements personnels.

Depuis que nous partageons les locaux, la possibilité de faire partie d’une équipe multidisciplinaire au SNC nous a appris, à mes collègues de l’ARC et à moi-même, la valeur de la collaboration pour faire avancer les choses. La colocalisation assure efficacité et rapidité, et nous aide à apprendre les uns des autres par le fait d’exprimer clairement ce qui doit être fait.

Si le partage des locaux n’est pas une option pour votre espace de travail, il existe d’autres façons d’optimiser votre environnement pour profiter des avantages du travail d’équipe multidisciplinaire.

Une étape à la fois

  • Trouvez du temps pour parler des « obstacles » et des solutions possibles en équipe.
  • Essayez les rencontres vidéo (nous utilisons Google Meet), qui peuvent donner lieu à des formes de communication plus claires et plus personnelles.
  • Acceptez de ne pas tout connaître et soyez ouvert à de nouvelles approches tout en gardant à l’esprit la stratégie de base.
  • Gardez un mode de travail ouvert grâce à des présentations Montrez-nous ça qui encouragent les membres de l’équipe à présenter leurs travaux en cours à leurs pairs.

Après mes inquiétudes du début, je dois dire que j’ai vraiment été conquise. Je sais que mes collègues et moi-même avons appris quelque chose de très précieux que nous pouvons rapporter à l’ARC bien après avoir terminé notre projet au SNC.

L’Agence du revenu du Canada a travaillé fort pour devenir une organisation plus axée sur les personnes et pour améliorer les services offerts aux Canadiens. Selon moi, le travail que nous faisons ensemble au SNC nous aidera à tenir cette promesse en assurant de meilleurs résultats pour les Canadiens à faible revenu.