C’est comment, travailler dans une équipe géographiquement dispersée?

Rencontrez Phil et Emily, des membres d’équipe géographiquement dispersés d’Anciens Combattants Canada (ACC) qui ont travaillé avec nous au sein du partenariat de recherche d’avantages et de services.

Jetez un œil à ce qu’ils ont à dire concernant le fait de travailler en mode décentralisé à partir de Charlottetown (Î.-P.-É).

Q : Comment décririez-vous votre expérience de travail décentralisé avec le SNC?

Phil : Il y a beaucoup d’avantages, mais il y a aussi des inconvénients dont il faut se méfier. Il m’a fallu un peu de temps pour m’organiser avec [Michelle Ngai, équipe de conception du SNC] avec qui j’ai surtout travaillé, mais une fois que nous avons trouvé notre rythme, ça a très bien fonctionné. Cela peut être une façon très avantageuse de travailler parce qu’il n’est pas nécessaire d’être au même endroit tout le temps.

Emily : Comme Phil l’a dit, je pense qu’il y a beaucoup de défis uniques à relever lorsqu’on travaille dans une équipe dispersée. Ce n’est pas aussi facile que d’aller au bureau de quelqu’un pour lui poser une question. Par contre, il existe aujourd’hui de nombreux outils modernes comme Slack, Google Hangouts, et Google Drive qui facilitent la communication et la collaboration avec des personnes se trouvant à des endroits différents. Une chose que j’adore, c’est la possibilité de travailler avec des personnes avec qui on n’aurait pas normalement l’occasion de le faire si on ne travaillait pas dans une équipe décentralisée ou à distance.

Q : Sur le plan personnel, comment le travail décentralisé vous a-t-il facilité la vie?

Phil : J’ai une famille. J’ai deux adolescents qui sont constamment en mouvement. Mon épouse fait du tutorat le soir, alors je suis responsable de les conduire à différents endroits. Partir pendant de longues périodes peut être un défi. Ma femme peut s’organiser pendant une semaine ou deux, mais il ne serait tout simplement pas possible pour elle de le faire plus longtemps. Sans le travail décentralisé, il n’aurait pas été possible de collaborer avec une équipe comme celle du SNC et d’expérimenter leur méthode de travail.

Q : Quels outils vous ont facilité la tâche?

Phil : Les outils infonuagiques ont été vraiment utiles pour le travail décentralisé, car ils facilitent la collaboration. Google Drive et tous les documents et fichiers Google dans lesquels une personne qui se trouve dans une autre province effectue des changements en même temps que vous vous donnent l’impression que vous travaillez en équipe à partir du même endroit. Grâce à ces outils, il est très facile de collaborer sans avoir à envoyer de fichiers.

Emily : Je ne saurais trop insister sur Slack. Quand il est sorti, je ne l’ai pas vraiment compris. J’ai continué de l’utiliser et, à mon avis, c’est le meilleur outil de communication standard de l’industrie. J’utilisais Trello auparavant, mais pas dans le même contexte que nous l’utilisons dans le cadre de ce projet, alors c’était un peu une courbe d’apprentissage pour moi. Nous avons pu intégrer Trello à Slack, ainsi chaque fois qu’une mise à jour est faite dans Trello, nous recevons un avis dans Slack.

Au gouvernement fédéral, c’est difficile de composer avec les politiques pour avoir accès à de nouveaux outils. Il semble pourtant que ce soit en train de changer, pas seulement ici à ACC, mais dans tous les ministères, à mesure que les politiques numériques commencent à s’assouplir.

Q : Quels conseils donneriez-vous aux autres fonctionnaires qui veulent essayer le travail au sein d’une équipe dispersée?

Emily : Une chose importante que je recommanderais, c’est d’intégrer une sorte de mêlée quotidienne ou une mise au point quotidienne dans ce qu’ils font. C’est vraiment une excellente façon de faire savoir ce sur quoi vous travaillez, de voir sur quoi les autres travaillent et d’avoir l’occasion de communiquer avec ces personnes, même si vous n’allez pas leur parler ou travailler avec elles tout au long de la journée.

Phil : Je suis d’accord pour dire que la communication est la chose la plus importante à prendre en considération et à garder à l’esprit en tout temps. Lorsque vous avez ces conversations ou des réunions, il faut simplement s’assurer que tous ceux qui devraient être inclus le sont. Nous avons commencé à utiliser Google Hangouts pour les réunions de moindre envergure afin d’avoir une expérience en personne. Je dirais également que les applications basées sur l’infonuagique sont de loin la meilleure option de collaboration. Dans notre cas, nous avons utilisé Sketch. Je réalise maintenant que si nous avions utilisé Figma, notre collaboration aurait encore été meilleure.

Q : Comment avez-vous intégré le plaisir dans votre expérience de travail décentralisé?

Emily : L’une des choses les plus importantes était de pouvoir prévoir des voyages pour que les deux équipes se rendent visite. Cela a vraiment aidé à établir et à solidifier les relations. Après nous être rencontrés et avoir travaillé ensemble en personne, nous avons changé la culture de l’équipe parce que nous avons eu la chance de tisser des liens.

Phil : Oui, nous sommes allés aux quilles. Tout le monde a pu se détendre un peu et avoir des conversations plus personnelles. Avant d’aller à Ottawa pour la première fois, nous nous sentions un peu mal à l’aise, mais une fois que tout le monde s’est réuni, nous sommes vraiment devenus une équipe.

Emily : Le travail sans aucun plaisir, qui peut facilement s’installer au sein d’une équipe dispersée, se produit quand on perd ce lien personnel.

Q : Répéteriez-vous l’expérience du travail décentralisé?

Emily : J’ai hâte de recommencer. L’occasion de travailler à distance, même si mon équipe se trouve ici, à ACC, si je suis à un événement à Ottawa ou si je dois travailler de la maison pendant une semaine, est selon moi la façon dont le milieu de travail évolue.