Le bon, le méchant et la lutte; récapitulation de la Semaine de la décentralisation du SNC

Au cours de la dernière année, le Service numérique canadien (SNC) a pris une expansion considérable. Il compte maintenant des collègues à Ottawa, à Toronto, à Montréal et à Kitchener-Waterloo. Bien que notre bureau à Ottawa compte le plus grand nombre d’employés, nous sommes un organisme géographiquement dispersé. Nous travaillons dans un environnement où tout le monde, peu importe leur emplacement géographique, est en mesure de contribuer aux objectifs de l’équipe de la même façon que le fait une équipe dont les membres travaillent tous dans le même bureau.

Lorsque le SNC a commencé à embaucher des personnes à l’extérieur d’Ottawa, ce fut difficile. Non pas parce que le bureau d’Ottawa ne possède pas la bonne technologie pour rendre l’expérience harmonieuse, mais parce que nous n’étions tout simplement pas outillés pour comprendre à quel point une personne peut se sentir isolée. Nous manquions d’empathie.

Parce que notre croissance a été tellement rapide, nous avons décidé d’organiser une Semaine de la décentralisation. Notre objectif était d’acquérir de l’empathie pour nos collègues à l’extérieur d’Ottawa et d’apprendre à devenir de meilleurs collègues, à la fois en tant que personne et en tant qu’équipe. Nous avons donc fermé le bureau principal. Tout le monde pouvait travailler à l’endroit de son choix, sauf au bureau principal.

En tant qu’employée qui travaille à Ottawa, la lutte était réelle. J’ai eu énormément de difficulté à travailler en dehors du bureau, et selon la rétroaction de l’ensemble de l’équipe, je n’étais pas la seule.

Je me suis assise (numériquement) avec une collègue, Charlotte, qui vit et travaille à Toronto. Nous avons parlé des défis auxquels j’ai été confrontée pendant la Semaine de la décentralisation et elle m’a donné des conseils pour m’aider à accepter de poursuivre la lutte.

Culpabilité

Lynn : Parfois, je me sens coupable de travailler à domicile. J’ai l’impression d’avoir besoin d’une très bonne raison et d’avoir à communiquer plus régulièrement avec les gens pour les convaincre que je travaille. Cela dit, je sais que tant mes collègues que mes gestionnaires ne sont pas inquiets à mon sujet et n’ont pas besoin de justification. Je ne sais donc pas pourquoi je ressens ces sentiments.

Charlotte : Communiquer avec les autres de manière régulière est en fait une bonne habitude à prendre. Cela aide l’équipe à rester en contact. Mais il faut le faire parce qu’on souhaite communiquer les progrès ou les obstacles, et non pas à cause de la peur.

Pour ce qui est de la nécessité d’avoir une très bonne raison de travailler en dehors du bureau, parfois, réduire la durée des transports et réduire les distractions au bureau sont de parfaites bonnes raisons. Mais je comprends; la peur peut découler de vieilles cultures organisationnelles dont il est vraiment difficile de se défaire. Il faut se permettre de se faire confiance. Tu as été embauchée pour une raison. Vas-y, fais de la magie!

Productivité par opposition aux distractions

Lynn : Certains jours, je suis très productive. Je sais que cela peut paraître faux, mais là, j’étais trop productive. Je pouvais travailler sans arrêt jusqu’à en oublier de dîner. D’un autre côté, il était parfois difficile de séparer mon travail de ma vie personnelle. Je voulais juste faire la vaisselle ou jouer avec mon chat.

Charlotte : C’est certainement l’abondance ou la famine lorsqu’il est question de concentration.

Parfois, je me dis : « Comme je travaille de la maison, je peux repousser mon dîner d’une heure. » Il m’a fallu un certain temps pour me rendre compte que ce n’est pas parce que je ne suis pas au bureau avec tout le monde que je dois renoncer à une routine de bureau. Si c’est possible, réserve un espace dans ta maison qui est consacré au travail, séparé du reste.

Les limites mentales sont tout aussi importantes que les limites physiques! Essaie de travailler aux heures auxquelles tu travaillerais si tu étais au bureau. Cela peut sembler stupide, mais réserve explicitement du temps dans ton calendrier pour le dîner et les pauses. Autrement, il est très facile d’arriver à 17 h sans avoir mangé. Vois le travail à domicile comme une journée ordinaire au bureau; à la fin de la journée, ferme ton ordinateur portable et éteins-le.

La caméra fait un panoramique au-dessus de l’ordinateur portable et de l’écran, et on aperçoit un chat caché derrière l’écran.

Solitude

Lynn : Je suis une personne sociable. Je trouve très difficile de passer la majeure partie de la journée seule, et ma chatte ne miaule pas aussi souvent que j’aimerais qu’elle le fasse. As-tu déjà vécu des moments de solitude, ou est-ce juste moi qui me perds dans la mer de ma propre solitude?

Charlotte : C’était probablement mon plus gros obstacle à surmonter — et j’y travaille encore. Il peut être très facile de s’imaginer flotter sur une île (ou dans une mer de tristesse), loin de la terre ferme. Il est vrai qu’on peut se sentir déconnecté. Et de n’avoir personne à qui soumettre ses idées nous fait sentir isolé.

Pour chasser ces idées, j’essaie d’aller physiquement dans des endroits où se trouvent des gens. Si tu ne peux pas travailler dans un bureau partagé, va dans un café ou une bibliothèque. Le simple fait d’aller faire une marche autour du pâté de maisons fait une différence.

Tu as vraiment envie d’interactions entre les membres de l’équipe? Essaie d’organiser des discussions vidéos en aucun cas reliées au travail. Il m’est arrivé de prendre des « cafés numériques » par appel vidéo le matin. C’est bon pour tromper la solitude et instaurer l’esprit de camaraderie au sein de l’équipe lorsque tu ne peux pas être au bureau chaque jour.

Autres choses que le SNC a apprises et fera davantage

1. Ouvrir nos caméras lorsque nous utilisons Google Hangouts, WebEx ou n’importe quelle transmission vidéo. Il est tout aussi important de voir nos collègues que de les entendre.
2. Encourager nos équipes à documenter davantage. Écrire comment et pourquoi nous faisons les choses. Si nous avons des conversations en personne dans les couloirs qui mènent à des prises de décisions, la vie sera plus facile par la suite.
3. Communiquer davantage avec nos collègues. Tout n’a pas à être axé sur une tâche. Nous nous porterons mieux si un appel vidéo est toujours prêt dans les cas où quelqu’un a besoin d’un peu d’interaction.
4. Toutes les occasions d’emploi devraient être des occasions d’emplois décentralisés. Nous pouvons embaucher plus de personnes aux talents diversifiés si elles n’ont pas à vivre à Ottawa, à travailler de 9 h à 17 h ou à se présenter au bureau.
5. Plus de décentralisation. Nous organiserons peut-être une autre Semaine de la décentralisation ou peut-être que nous indiquerons plus explicitement que les gens peuvent travailler en dehors du bureau quand cela fait leur affaire. Nous voulons apaiser la culpabilité liée à la décentralisation et permettre aux gens de sentir qu’on leur fait confiance.

Nous avons beaucoup appris.

Maintenant, nous savons mieux ce que nos collègues vivent chaque jour, mais également comment être de meilleurs coéquipiers dans une équipe géographiquement dispersée. Le mode de travail décentralisé est un sport d’équipe parce que même si vous travaillez au bureau, tout le monde est décentralisé.