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Faire une bonne première impression : l’intégration, c’est important

En tant qu’organisme en pleine expansion, nous accueillons de nouveaux employés quasiment toutes les semaines. S’il s’agit de routine pour nous, c’est un événement unique pour les employés qui commencent. Un nouvel emploi peut être stressant, et la décision de garder son poste ou de passer à autre chose se prend souvent lors des premiers jours. Il est donc essentiel que nous créions une excellente expérience d’intégration. Après tout, les personnes sont au cœur de notre travail — il ne faut pas l’oublier.

L’année dernière, nous avons accueilli 36 nouveaux employés, ce qui a presque doublé le personnel du SNC. Bien que nous ayons toujours été emballés d’ajouter des gens à notre équipe, nous savions que leur intégration méritait quelques améliorations. Alors, comment les techniques et les outils que le SNC utilise pour bâtir des technologies pouvaient-ils bien nous aider à créer quelque chose d’excellent? Il s’avère que ça prenait de la recherche, des découvertes et des tests.

Un poste de travail au bureau du SNC est aménagé avec un moniteur, un ordinateur portable, de nouveaux écouteurs, des blocs de papillons adhésifs, des stylos et une rangée de papillons adhésifs où l'on peut lire: «Welcome to CDS».

L’intégration commence avant le premier jour de travail

La plupart des gens s’imaginent que l’intégration, ça concerne le premier jour ou les deux premières semaines de travail. Nous préférons plutôt penser que ça débute au moment où l’offre est faite, et que ça continue tout au long de la première année. Pour commencer à examiner ce que nous pouvions améliorer, nous avons mené des entrevues avec de nouveaux employés, le but étant de mieux comprendre ce qu’ils avaient vécu et ce qui aurait pu être mieux.

Dans l’ensemble, la plupart des nouveaux employés étaient satisfaits de leur expérience d’intégration. Il y a toutefois un score plus faible qui nous a sauté aux yeux : la période suivant l’offre et précédant l’embauche. Chaque nouvel emploi implique paperasse et processus, encore plus au gouvernement. Cela peut vouloir dire un calendrier imprécis et des incertitudes pour la personne qui arrive. Changer de travail est angoissant. Nous avons réalisé que même si plusieurs exigences administratives du gouvernement sont hors de notre contrôle, nous pouvions tout de même réduire la nervosité et l’incertitude en cours de route.

En nous inspirant des commentaires de nos employés, nous avons créé un document appelé « À quoi s’attendre lorsque vous vous joignez au SNC ». Ce document liste toutes les étapes à venir du processus d’embauche. Nous l’avons ensuite testé auprès de personnes à l’extérieur de notre organisme pour obtenir un avis impartial sur son utilité potentielle. Nous avons apporté des modifications au document sur la base de ces entrevues pour le rendre plus clair. Puis, nous nous sommes mis à l’utiliser (ou comme diraient nos collègues ingénieurs : nous l’avons « déployé »). La création, l’évaluation et l’itération d’un document ont donc contribué à une meilleure expérience pour les nouveaux employés.

Faire du premier jour un grand jour

Autre morceau important de l’intégration d’un employé : le premier jour. Nous savons que les nouveaux membres du SNC arrivent pleins d’enthousiasme, prêts à participer à notre mission. Nous faisons donc de notre mieux pour qu’ils se sentent accueillis et pour qu’ils réussissent.

Plusieurs employés aident à faire en sorte que le Jour 1 soit une réussite. Notre équipe des opérations internes veille à ce que les nouveaux employés reçoivent leur matériel du SCT à temps. (Difficile de travailler sans le nécessaire. Au SNC, ce matériel inclut une tablette du SCT, un cellulaire et un MacBook.) L’équipe des talents met en place le bureau du nouvel employé avec un carnet personnalisé, de la papeterie, des écouteurs et un écriteau de bienvenue. Nous nous assurons que les nouveaux employés arrivent à un poste de travail qui a été aménagé juste pour eux. C’est incroyable de voir à quel point un geste qui nous prend quelques minutes seulement peut avoir un si grand effet.

Une photo du poste de travail de Kate lors de sa première journée, notamment quatre papillons adhésifs épelant «KATE», trois stylos, un carnet au nom de Kate, un autocollant du SNC et des blocs de papillons adhésifs.

Nous faisons aussi une chose très importante : nous informons le reste du SNC de l’arrivée d’un nouveau membre du personnel. Sur l’un des murs du bureau principal à Ottawa, nous avons des sections « Bientôt en poste » et « Maintenant en poste ». Ainsi, tout le monde est prêt à accueillir un nouvel employé.

Pour nous assurer que les nouveaux employés du SNC partent du bon pied, la première semaine comprend également des rencontres avec des membres d’équipe clés, un café-causerie avec le directeur des opérations, une présentation lors de la réunion hebdomadaire du personnel, un dîner avec leur équipe et une rencontre avec un ami d’accueil qui les aide à apprendre les tenants et aboutissants de la culture au SNC.

L’intégration après le premier jour

Nous faisons le point avec les employés et leur gestionnaire au bout de deux et six mois. Cela nous éclaire sur ce que nous devons améliorer concernant l’intégration et l’expérience des employés en général. Nous cherchons toujours à faire mieux.

Le prochain enjeu auquel nous planifions nous attaquer, c’est l’inscription aux avantages sociaux. Nous espérons qu’en créant une documentation claire et qu’en étant présents pour dépanner, nous mettrons en œuvre un processus amélioré (et plus rapide) permettant aux employés d’obtenir tout ce dont ils ont besoin au SNC. Il existe toujours quelque chose que nous pouvons améliorer. Et puisque l’accueil des employés est synonyme de nouveauté, pourquoi ne pas tenter quelque chose de spectaculaire?

Trois membres du SNC jouant un rôle lors de l'intégration de nouveaux employés sont côte à côte, les bras ouverts et le sourire au visage.