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Une équipe renforcée par la distance

Je suis arrivé au Service numérique canadien (SNC) par une froide journée de janvier. Je me suis rendu au bureau d’Ottawa pour une période d’intégration de deux semaines, après quoi je devais retourner chez moi, à Kitchener-Waterloo, où il fait un peu moins froid, pour travailler à temps plein.

Comme j’étais l’un des premiers gestionnaires de produit « décentralisés » à travailler en dehors d’Ottawa, préparer tout ce dont j’allais avoir besoin à Kitchener-Waterloo a été un peu rock and roll. Cette pratique était nouvelle pour nous tous, donc nous avons expérimenté et appris au fur et à mesure.

Pendant que j’étais à Ottawa, j’ai vraiment aimé faire la connaissance des membres de l’équipe de développement avec qui j’allais travailler. Mais sachant que je n’avais que deux semaines pour les voir en personne et que j’allais bientôt devoir faire six heures de route pour rentrer chez moi, je me suis efforcé d’accélérer la cadence pour tisser des liens, car je craignais qu’il soit plus difficile de le faire par vidéoconférence.

Il s’avère qu’il y avait une part de vérité dans ces craintes.

Suivre la courbe d’apprentissage

En tant que gestionnaire de produit, je m’assure que mon équipe construit la bonne chose au bon moment. Ce travail n’est pas une mince tâche, et il devient encore plus ardu quand on est éloigné. J’ai eu de la difficulté à me tenir au courant des tâches quotidiennes de mes collègues, des problèmes rencontrés, ou des changements apportés au logiciel si on oubliait de me les communiquer. Je ne pouvais même pas faire les petites choses ordinaires, comme dire « Bonjour » le matin ou jaser avec mes collègues de nos projets de fin de semaine.

Comme j’avais toujours travaillé dans le même bureau que mon équipe auparavant, j’avais l’habitude de me lever tout bonnement de ma chaise et poser mes questions quand j’avais besoin de précisions. Mais l’équipe n’était pas là. Je me suis senti très déconnecté d’eux et j’ai eu de la difficulté à bien faire mon travail.

Ce n’était la faute de personne. En effet, aucun d’entre nous n’avait l’habitude de collaborer étroitement d’une ville à l’autre. Nous devions donc trouver une autre façon de « nous lever tout bonnement de notre chaise et poser nos questions ».

Outils utiles

Pour mieux collaborer en tant qu’équipe géographiquement dispersée, nous avons essayé différents outils, processus et logiciels.

Gérer les flux de travaux

Lorsqu’on travaille dans le même bureau que ses collègues, il est facile de voir à quoi chacun s’affaire. Mais ce n’était pas le cas. Nous avons donc structuré notre travail dans une application infonuagique appelée Trello. Cette application nous a permis de partager et de gérer les flux de travaux, d’attribuer des tâches aux gens et de créer des échéances. Grâce à Trello, je peux voir ce que les gens font, poser des questions sur les tâches et avoir une vue d’ensemble des activités. Notre équipe peut maintenant éviter les lacunes, les pièges et les mauvaises surprises plus tôt.

Rester branché

Comme je n’ai pas de contact en personne avec l’équipe, nous avions besoin d’un moyen pour rester en communication tout au long de la journée. Nous utilisons les vidéoconférences Google Meet pour tenir des réunions debout de 15 minutes chaque matin, où nous discutons du travail que nous allons réaliser durant la journée. En échangeant cette information ouvertement, les développeurs peuvent mieux s’entraider, ce qui améliore la cohésion de l’équipe.

Slack est un autre excellent outil qui aide l’équipe à communiquer. Lorsqu’une nouvelle conceptrice et un chercheur se sont joints à l’équipe, ils étaient, comme moi, à l’extérieur d’Ottawa (à Toronto et à Montréal). Tout à coup, je n’étais plus le seul membre décentralisé de l’équipe. Pour réduire l’écart causé par la distance, nous nous sommes tous mis d’accord pour écrire nos questions dans la chaîne Slack de l’équipe, même si ces questions nous semblaient stupides et même si nous étions assis à côté de la personne. C’était comme si nous nous levions de notre chaise pour poser une question à l’équipe, sauf que c’était virtuel.

Collaboration en temps réel

Une fois que les membres de l’équipe pouvaient travailler et apprendre ensemble, le dernier défi consistait à collaborer à la même vitesse que si nous nous trouvions dans le même bureau.

L’une de nos difficultés était d’obtenir de la rétroaction après avoir partagé avec l’équipe des choses comme des résultats de recherche ou des maquettes de conception. Il nous fallait envoyer le document par courriel, y apporter chacun nos révisions et rapiécer le tout à la fin. Comme solution à ce problème, l’équipe a commencé à utiliser Google Drive.

Le fait de pouvoir mettre tous nos fichiers dans le nuage et d’y travailler en même temps nous a sauvé la vie. Je peux rédiger une nouvelle partie d’un document ou d’une présentation pendant que l’équipe ajoute des suggestions à ce que j’ai déjà fait. Et nous pouvons tous le voir en temps réel.

Grâce à ces outils, l’équipe est devenue plus productive et s’est rapprochée.

Le travail décentralisé est un sport d’équipe

Même si ces outils nous ont offert des options, notre réussite tient en grande partie aux efforts continus de toute l’équipe pour s’adapter à ces changements culturels et adopter de nouvelles façons de travailler. Avec tout le monde à bord, il a été plus facile de communiquer et pour moi, de diriger.

Mais ça ne s’arrête pas là. Toutes les deux semaines, nous nous réunissons pour vérifier si nous sommes à jour dans notre travail et pour continuer d’améliorer notre expérience d’équipe dispersée. Grâce à ces réunions, nous avons été en mesure d’itérer et de trouver des solutions aux problèmes que j’éprouvais au début, lors de cette froide journée de janvier.

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