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Des avis de confidentialité et de consentement en un clin d’œil

Fournir de bons services n’est pas seulement une question de technologie. Il faut savoir répondre aux attentes élevées d’un public qui peut suivre à la seconde près la livraison d’une pizza ou payer un café en appuyant sur un bouton dans une appli. Il s’agit de comprendre comment les gens naviguent dans le monde. Pour ce faire, il faut mener de courtes recherches fréquentes auprès des utilisateurs visés.

Lorsqu’une activité de recherche auprès du public s’étire en longueur, la boucle de rétroaction rapide nécessaire pour la création de services efficaces ralentit. Mais pour mener des recherches auprès du public, il faut d’abord obtenir le consentement des participants sous la forme d’un avis de confidentialité et de consentement. Malheureusement, la rédaction de ces avis prend souvent beaucoup de temps et retarde nos efforts.

Pour aider les chercheurs du gouvernement du Canada à obtenir plus rapidement les commentaires du public, nous avons créé un outil pour faciliter la création d’avis de confidentialité et de consentement.

Parlons des avis de confidentialité et de consentement

Les avis comportent plusieurs éléments et les rassembler en un produit final peut prendre quelques semaines.

Au gouvernement, les avis de confidentialité doivent être :

  • rédigés en français et en anglais;
  • rédigés en langage clair;
  • adaptés à l’emplacement, au contexte et à l’activité de recherche;
  • conformes aux politiques en vigueur.

Pour faire en sorte que tous ces critères soient respectés, nous travaillons en étroite collaboration avec l’équipe de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT). Elle nous aide notamment à assurer la conformité avec toutes les règles sur les activités de recherches auprès du public. Cependant, notre approche de recherches « courtes et fréquentes » exigeait beaucoup de discussions avec l’équipe d’AIPRP.

Par exemple, lors de notre collaboration avec Anciens Combattants Canada (ACC) pour aider les vétérans à trouver des avantages pertinents, notre équipe a testé neuf versions du produit :

  • avec plus de 100 participants;
  • dans plus de 10 endroits au Canada;
  • dans une période de neuf mois.

Pour y arriver, nous avons généré un grand nombre de nouveaux avis qui devaient tous être soumis à l’équipe d’AIPRP aux fins d’approbation. Nous étions convaincus qu’il devait y avoir une meilleure façon de se comprendre entre équipes.

Établir un consensus

Comme première solution au problème, nous avons intégré un analyste des politiques à nos équipes de prestation. La bureaucratie possède son propre langage et les analystes des politiques ont aidé les chercheurs à traduire leurs attentes pour en faire des avis de confidentialité conformes aux politiques. Une fois l’ébauche d’avis approuvée par l’équipe d’AIPRP, nous étions prêts à la mettre en œuvre.

Mais encore, il y avait beaucoup de va-et-vient entre les trois parties. Nous nous sommes donc posé la question : « comment pouvons-nous créer un modèle d’avis de confidentialité pour accélérer le processus à l’avenir? ».

Dégager les tendances pour établir un cadre fonctionnel

Au fur et à mesure que nous rédigions de nouveaux avis, des tendances se dessinaient quant aux types de nouveaux renseignements requis.

Ces tendances ont permis d’établir un cadre fonctionnel et de développer la première version de l’outil « Générer des avis de confidentialité et de consentement ». L’outil pose aux utilisateurs une série de questions standards pour obtenir des informations sur l’activité de recherche, puis génère un avis de confidentialité conforme aux politiques.

Voici les trois catégories de renseignements requis pour chaque avis :

1. Renseignements invariables

Il s’agit du contenu standard dans chaque avis qui ne change jamais.

Par exemple, les coordonnées de notre bureau de l’AIPRP sont des renseignements invariables puisqu’elles sont toujours les mêmes.

2. Texte ouvert

Il s’agit de renseignements simples qui changent dans chaque avis.

Par exemple, chaque chercheur doit fournir ses coordonnées. Ces renseignements changent en fonction de la personne qui mène l’activité de recherche.

3. Variables : « si » et « alors »

Ce texte change en fonction des conditions de la recherche. Le chercheur choisit parmi une liste d’options prédéfinies, modifiant le texte affiché dans la section pertinente de l’avis.

Par exemple, dans l’outil, on demande à l’utilisateur de répondre : « Comment obtenons-nous le consentement? ». Trois choix sont proposés : verbalement, par écrit, ou prise d’une action. L’outil génère alors une variante « si/alors » de l’avis en fonction de la réponse. Si nous recueillons le consentement par écrit, alors un bloc de signature est ajouté à la fin de l’avis.

Passer plus de temps à faire de la recherche

Qu’est-ce que ces tendances et le cadre fonctionnel nous permettent de faire? Ils créent une compréhension commune du contenu requis pour chaque avis et éliminent beaucoup du va-et-vient pour les petits et les grands changements.

Nos avis doivent toujours être soumis pour l’approbation de l’équipe d’AIPRP, mais nous avons fait passer de quelques jours à quelques minutes le temps nécessaire pour créer la première ébauche d’un avis. L’évaluation intégrale de certains avis est même passée de quelques semaines à un seul après-midi. Nous passons donc moins de temps à gérer des questions de bureaucratie et plus de temps à parler au public pour améliorer les services gouvernementaux.

Essayez l’outil « Générer des avis de confidentialité et de consentement »

Bien qu’à l’heure actuelle, l’outil soit destiné à une utilisation interne, vous pouvez en faire l’essai ici : Générer des avis de confidentialité et de consentement.

Si vous êtes un fonctionnaire fédéral au Canada, nous travaillons à adapter l’outil pour une utilisation plus large. Nous prévoyons notamment en modifier les autorisations de collecte de renseignements pour en assurer l’utilité à tous les utilisateurs de la fonction publique. Restez donc à l’écoute pour toute nouvelle sur l’outil ou écrivez-nous pour en savoir plus sur son adoption dans votre ministère!

Si vous êtes de l’extérieur du Canada, consultez notre référentiel pour savoir si le code convient à vos besoins! Il y a encore du travail à faire pour insérer vos règles et vos renseignements, mais c’est peut-être le point de départ qu’il vous faut. Prenez l’exemple de la communauté mondiale des opérations de recherche, qui s’est servie de notre code pour créer un générateur de formulaire de consentement pour ses 8 000 membres.

Où que vous soyez, parlez à vos utilisateurs, obtenez leur consentement éclairé et faites en sorte que vos produits fonctionnent pour eux. Nous espérons que cet outil aidera à combler les écarts entre les chercheurs et les agents de la protection de la vie privée pour accélérer vos processus!