Comment une nouvelle directive simplifie l’obtention de logiciels pour le gouvernement du Canada

L’annexe B, paragraphe B.1.1.4 de la nouvelle directive sur la gestion de l’approvisionnement du secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) indique que pour les contrats relatifs à des biens et services à faible risque et de faible valeur, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), Services partagés Canada (SPC) et les équipes d’approvisionnement ministérielles peuvent désormais accepter les modalités commerciales standard. Cela comprend les abonnements, les logiciels, les applications mobiles, les services infonuagiques et les logiciels libres. Cette nouvelle directive entrée en vigueur en mai 2021 s’applique à toutes sortes d’outils que votre équipe et vous pourriez vouloir vous procurer.

Pourquoi est-ce une bonne nouvelle?

Le besoin de meilleurs outils technologiques

Il n’y a encore pas si longtemps, les fonctionnaires pouvaient difficilement utiliser les outils du modèle SaaS (Software as a service ou « logiciel en tant que service »). La plupart de ces outils étaient bloqués par les pare-feux ministériels par mesure de sécurité. Mais dans un monde toujours plus virtuel et faisant la part belle à la collaboration numérique, ces outils permettaient de gagner en productivité. Il est donc devenu plus important d’y avoir accès. En juin 2018, la dirigeante principale de l’information du Canada a publié une nouvelle Orientation sur l’habilitation de l’accès aux services Web. Celle-ci reconnaissait le besoin, pour les fonctionnaires, d’avoir accès à des outils modernes. Après la publication de cette directive, de nombreux outils de type SaaS ont pu être utilisés sans blocage sur les réseaux du gouvernement du Canada (GC).

« Le GC reconnaît que l’accès ouvert aux outils modernes est essentiel à la transformation de la façon dont les fonctionnaires travaillent et servent les Canadiens. »
-Orientation sur l’habilitation de l’accès aux services Web paragraphe 5.1

Utilisation autorisée, approvisionnement interdit

Mais malgré cette nouvelle politique en matière de TI, les procédures financières et d’approvisionnement n’avaient pas été mises à jour pour permettre de se procurer ces outils ni de les payer. Certes, les sites Web n’étaient plus bloqués, mais les autorités contractantes ne pouvaient pas accepter les modalités commerciales standard rattachées à la plupart des outils concernés.

Pourquoi? À cause de la limitation de responsabilité et d’indemnisation. Qu’est-ce que cela signifie? Eh bien, les entreprises veulent se protéger des risques juridiques (ce qui peut se comprendre). Ces modalités leur permettent de limiter ces risques et de les partager. Mais le gouvernement veut lui aussi limiter les risques auquel il fait face. Comme ces outils sont financés par l’argent des contribuables, nous voulons nous assurer de disposer de recours si un fournisseur ne remplit pas ses obligations. En cas de désaccord sur les modalités, le processus d’approvisionnement se retrouve paralysé, même quand il s’agit de se procurer des outils peu chers et que les risques sont faibles. Aussi, malgré quelques progrès, l’approvisionnement et l’utilisation de ces outils demeuraient hors de notre portée… jusqu’à maintenant.

Feu vert pour l’approvisionnement

À la permission d’utiliser des outils modernes est venue s’ajouter une nouvelle directive d’approvisionnement, entrée en vigueur en mai 2021. Cette dernière donne aux agents d’approvisionnement la permission d’accepter des modalités commerciales standard pour les contrats présentant de faibles risques et impliquant de faibles sommes d’argent. Nous pouvons maintenant utiliser et nous procurer ces outils.

Un peu d’amour pour vos équipes d’approvisionnement 💖💖💖

Bien que la nouvelle directive soit entrée en vigueur en mai 2021, elle donne aux ministères 12 mois pour s’adapter. Autrement dit, impossible de tout changer en un claquement de doigts. Les agent·e·s d’approvisionnement n’ont pas la tâche facile. Il leur faut respecter dans le cadre de leur travail une multitude d’accords commerciaux internationaux, de lois, politiques et directives fédérales et de décisions du Tribunal canadien du commerce extérieur. Avec des journées aussi chargées que les leur, il peut être difficile de suivre tous les changements apportés aux règles qui régissent leur travail. Le premier outil SaaS que nous nous sommes procuré grâce à cette nouvelle directive a été Figma, un outil d’édition et de prototypage graphique basé sur le Web. Sans nos collègues en approvisionnement du SCT et de SPC, rien de tout cela n’aurait été possible.

Obtention de Figma

Nous voulions nous procurer Figma, un outil de type SaaS, pour aider nos concepteur·rice·s, développeur·se·s et chercheur·se·s à collaborer.

Nous avons soumis notre demande de contrat en juin 2021. Nous avons ensuite travaillé avec nos collègues de l’équipe d’approvisionnement pendant près de 6 mois pour essayer de nous procurer Figma. Beaucoup d’étapes, beaucoup d’allées et venues et beaucoup d’obstacles apparemment insurmontables – le principal étant les modalités. Les mots « non » et « pas encore » se sont beaucoup répétés tout au long du processus.

La directive d’approvisionnement était encore relativement récente, et nos équipes travaillaient donc dans le respect des limitations qui s’appliquaient auparavant.

La voie est libre

Je crois dur comme fer à l’importance de demander les raisons d’une décision ou d’une réponse.

Alors que je recherchais avec un·e agent·e d’approvisionnement la politique spécifique expliquant pourquoi le gouvernement du Canada ne peut pas signer les modalités, nous avons découvert la nouvelle directive indiquant qu’il le peut désormais. Eh oui : ce contrat était admissible et pouvait être accepté et signé. Complètement bouche bée, nous avons consulté SPC pour en avoir le cœur net. Après avoir obtenu confirmation – et après un petit pincement pour être sûr de ne pas rêver –, la voie était libre!

Tenez-vous au fait des changements de politiques et de directives dont votre travail dépend : votre productivité et votre efficacité pourraient vous en être très reconnaissantes!

Énoncé de non-responsabilité sur les contrats

Le moment semble bien choisi pour le rappeler à notre lectorat : ce n’est pas parce que l’on peut signer un contrat à fournisseur unique que l’on doit le faire. En matière de contrats gouvernementaux, la compétition reste la norme. Rappelez-vous la valeur d’intendance du service public et collaborez avec vos équipes d’approvisionnement pour découvrir les options qui s’offrent à vous. Celles-ci pourraient vous surprendre de la meilleure des façons.

Un coup de pouce de nos ami·e·s

Nous sommes reconnaissant·e·s du soutien que les agent·e·s d’approvisionnement du SCT et de SPC nous ont apporté dans le processus d’approvisionnement de Figma. Je tiens en particulier à remercier Lars Norgaard, du SCT. Nous nous sommes régulièrement rencontrés pour étudier chacun de nos dossiers d’approvisionnement. Ces réunions ont été très utiles. Je recommande à notre lectorat de faire de même avec ses équipes d’approvisionnement si cela est possible.

Incidence sur l’approvisionnement au GC

Si ce processus d’approvisionnement est si important, c’est parce qu’il a confirmé l’incidence de cette nouvelle directive sur nos opérations et parce qu’il établit un précédent pour les futurs processus similaires. Maintenant que nous savons que cette directive existe et qu’elle ouvre tout un monde de possibilités, le processus d’approvisionnement devrait être bien plus rapide et simple. Ce qui nous permettra de remplir notre mandat et d’aider le gouvernement à mieux servir les gens. Souhaitez-nous bonne chance!

Je vous souhaite des approvisionnements simples, rapides et exempts de bureaucratie! Qu’ils soient couronnés de succès et vous comblent de joie!