Produits À propos Blogue

Les rétrospectives inclusives : Dix conseils pour devenir une meilleure équipe!

Faites-vous des rétrospectives avec votre équipe?

Au SNC, nous sommes partisans des rétrospectives sans reproche. Elles nous permettent de voir ce qui a fonctionné et ce qui pourrait être amélioré à l’avenir, et ce, au terme d’une période que nous appelons un « sprint ». Nous organisons des rétrospectives pour améliorer la communication au sein de l’équipe et favoriser la collaboration, afin d’encourager nos équipes à produire un travail significatif et centré sur les personnes.

Je m’appelle Clémentine et, en tant que gestionnaire de produit au SNC (au sein de plusieurs équipes depuis 2019), j’ai réalisé beaucoup de rétrospectives et appris bien des leçons que j’aimerais vous partager.

Continuez la lecture des conseils utiles sur les rétrospectives d’équipe et des conseils pour les animateur·rice·s de rétrospectives.

Conseils utiles sur les rétrospectives d’équipe

1. Faites des rétrospectives fréquemment!

Au SNC, nos équipes de produit réalisent des rétrospectives après des sprints de trois semaines avec des objectifs fixes et un plan de travail. Comme les sprints se déroulent à un rythme rapide, il est facile d’y manquer quelque chose. La mise en place de rétrospectives pour réfléchir à chaque sprint aide nos gestionnaires de produit à maintenir une boucle de rétroaction serrée avec leurs équipes.

Les rétrospectives aident à tisser des liens entre les membres de l’équipe de biens des façons :

  • Elles permettent de marquer des jalons ou de souligner des événements importants récurrents.
  • Elles permettent de boucler un cycle de travail ou un sprint, pour faire des rétrospectives un rituel d’équipe.
  • Elles permettent de rétablir le contact entre les membres de l’équipe à la suite d’un problème de communication ou d’un faux pas. Rappelez-vous toutefois qu’il n’est pas nécessaire que quelque chose aille mal pour que les gens apprennent et évoluent ensemble!

2. Évitez les reproches!

Tout le monde commet des erreurs. Au SNC, nos rétrospectives nous permettent d’apprendre et d’évoluer, et non de montrer du doigt ou de culpabiliser. Ce ne sont pas des rapports proprement dits, mais nous les utilisons pour documenter des situations qui servent à changer ce qui ne va pas.

Dans le but de créer une atmosphère sans reproche où tout le monde se sent à l’aise de contribuer :

  • Évitez de qualifier une expérience d’« échec », d’« erreur » ou d’« inutile », car les gens peuvent avoir des points de vue divergents sur ce qui s’est passé. Privilégiez plutôt les formulations telles que « je pense que nous pourrions améliorer cela afin d’obtenir un meilleur résultat » ou « compte tenu de notre expérience d’apprentissage au cours du sprint, je pense que cette action pourrait contribuer à ce que l’équipe soit plus efficace sur ce plan ».
  • Prenez du recul, replacez les éléments dans leur contexte et concentrez-vous sur vos propres expériences et émotions, sans attribuer la faute aux autres lors de discussions houleuses. Cela aidera l’équipe à parler de la source du désaccord sans avoir à se mettre sur la défensive, à détecter les obstacles externes et à en prendre conscience, et à éviter de se retrouver dans des situations qu’elle ne peut pas changer). #LaissezAller

3. Prenez soin de vos collègues!

Au SNC, on s’efforce d’être attentif aux personnes qui ont différents besoins en matière de traitement de l’information, car cela peut avoir une incidence sur la façon dont ces gens participent. Par exemple, si une personne de l’équipe est neurodiverse, elle est susceptible d’être surstimulée là où d’autres personnes ne le seront pas, comme quand trop de personnes parlent en même temps.

Voici comment aider ses collègues à éviter l’épuisement mental lorsque l’on participe à une rétrospective :

  • Faites attention à votre rythme. Si vous parlez trop vite, les gens risquent de manquer des renseignements importants, surtout si la langue utilisée n’est pas leur langue maternelle.
  • Soyez modéré dans votre utilisation des images animées (comme des GIFs), car elles peuvent distraire les personnes neurodiverses lorsqu’elles s’affichent en boucle constante. Si vous voulez en utiliser, assurez-vous que vous pouvez arrêter la boucle ou fermer l’image après la lecture.
  • Soyez conscient de votre arrière-plan : éliminez toute distraction ou repositionnez votre caméra.

Conseils pour les animateur·rice·s de rétrospectives

Si vous animez une activité de rétrospective, il vous incombe de concevoir une expérience inclusive et productive pour les participant·e·s. Réfléchissez à ce que vous et l’équipe cherchez à obtenir de la réunion et organisez votre activité pour en maximiser l’incidence.

En tant qu’animateur·rice de la rétrospective, vous pouvez façonner et améliorer les expériences des participants!

  1. Définissez les attentes pour la réunion, dans l’invitation et au début de l’activité. Joignez l’ordre du jour de la réunion à l’invitation pour qu’il soit facile à trouver. Donnez aux gens les moyens de répondre à vos attentes ; veillez à ce que chacun dispose de tous les documents et informations pertinents et de suffisamment de temps pour les examiner et y réfléchir.

  2. Soyez conscient du contexte dans lequel vous faites la rétrospective. Soyez sincère et compréhensif, vous pourrez ainsi avoir des conversations plus honnêtes et remonter le moral de l’équipe pendant la réunion.

  3. Prenez le temps de connaître vos collègues et collaborez avec eux et elles. Assurez-vous que les personnes qui sont réservées ont elles aussi l’occasion de parler. Ne vous contentez pas d’écouter uniquement les voix qui se font entendre. Proposez plusieurs façons de participer : les activités de groupe et le clavardage en réunion en sont de bons exemples. Il n’est pas question ici de viser la perfection, mais plutôt de participer au perfectionnement et à l’épanouissement continus de l’équipe.

  4. Laissez la place à la rétroaction — c’est un cadeau. Il faut se montrer humble, écouter et respecter ce que les gens ont à dire, surtout lorsqu’ils sont assez courageux de s’exprimer. Nous ne sommes pas obligés de comprendre ou d’être d’accord avec leur propos, mais nous devons toutefois témoigner de notre intérêt. Donnez aux participant·e·s les moyens d’exprimer leurs avis, en utilisant plusieurs outils (comme des cartes anonymes sur des tableaux de rétrospective ou des notes autocollantes virtuelles).

  5. Changez d’animateur·rice si vous voulez instaurer une nouvelle dynamique. Vous pouvez, par exemple, demander à une personne qui n’est pas membre de l’équipe d’animer la rétrospective. C’est un moyen d’encourager l’équipe à rester concentrée sur les objectifs de la réunion, en l’aidant à définir des actions intentionnelles et percutantes.

  6. Libérez votre emploi du temps avant et après une rétrospective pour vous donner le temps de reposer votre esprit. L’animation d’une rétrospective demande beaucoup d’énergie et de temps de réflexion. Y participer est tout aussi épuisant. Ne vous attendez pas à ce que votre équipe s’attaque tout de suite à un jalon important : accordez-leur un peu de temps pour se ressourcer.

  7. Prévoyez un peu de temps pour faire le bilan et évaluer les résultats. Prenez le temps de documenter et de planifier les actions à mettre en place pour aider l’équipe à continuer de s’améliorer et d’avoir un effet de plus en plus positif sur son travail.

Si vous ne corrigez pas les éléments à améliorer signalés par l’équipe, ces derniers risquent de surgir lors de la prochaine rétrospective. Si voulez obtenir d’autres conseils, consultez la Liste de vérification pour la facilitation des réunions virtuelles de l’École de la fonction publique du Canada (EFPC)!

Si vous avez des conseils que vous voulez nous partager, la famille du #GCNumérique sur les réseaux sociaux se fera un plaisir de les entendre.

Identifiez-nous dans vos conseils sur Twitter @SNC_GC ou sur LinkedIn pour que nous puissions en savoir plus sur vous aussi!