Comment Formulaires GC peut aider à recueillir des données pour les services publics

Peut-être comptez-vous parmi les 71 % de Canadien·ne·s qui utilisent ou ont déjà utilisé des produits de santé naturels, comme les remèdes à base d’herbes et les vitamines (source : Santé Canada).

La Direction des produits de santé naturels et sans ordonnance (DPSNSO) de Santé Canada veille à ce que les personnes résidant au Canada ou visitant le pays aient accès à un large éventail de produits de santé naturels (PSN) et sans ordonnance. Pour ce faire, elle autorise uniquement la distribution de produits qui respectent les normes de sécurité, d’efficacité et de qualité.

Beaucoup de produits sont classés comme des PSN. Pour mettre à jour le statut des produits sur le marché, l’équipe de Santé Canada utilise désormais un nouvel outil : un formulaire Web permettant aux entreprises de signaler des changements de statut. Créé à l’aide de Formulaires GC, celui-ci est accessible, bilingue et sécurisé. Les entreprises sont donc en mesure de l’ouvrir et de le soumettre en toute simplicité.

Nous avons interrogé les fonctionnaires Christine Monteiro (gestionnaire de projet) et Patrick Wright (analyste de politiques) pour en savoir plus sur l’expérience offerte par Formulaires GC à l’équipe de la DPSNSO.

Q1 : En quoi le travail de l’équipe de la DPSNSO aide-t-il le public ?

Données publiques

Toute personne souhaitant vérifier le statut de ses produits de santé naturels peut rechercher des renseignements dans notre base de données de produits ! Il s’agit de la base de données sur les produits de santé naturels homologués (BDPSNH), qui fournit des renseignements sur tous les produits de santé naturels pour lesquels Santé Canada a délivré une licence de mise en marché.

La base de données indique comment reconnaître les produits de santé naturels homologués à l’aide du numéro de produit naturel (NPN) ou du numéro de médicament homéopathique (DIN-HM) figurant sur l’étiquette. Ces numéros d’identification permettent d’obtenir des renseignements issus de la base de données, comme le nom du produit, la personne détentrice de la licence et l’état de la licence, les ingrédients médicinaux et la posologie recommandée.

Savoir, c’est pouvoir. Nous voulons que le public soit en mesure de prendre des décisions éclairées concernant son utilisation ou sa consommation de produits de santé naturels.

Réalisation d’un audit pour déceler nos lacunes et améliorer notre service

En 2021, le commissaire à l’environnement et au développement durable (CEDD) a publié un rapport d’audit sur le programme des PSN. En réponse aux recommandations de l’audit, une équipe a été formée pour en apprendre davantage sur les lacunes décelées et sur les façons d’y remédier.

L’audit a notamment révélé que nous devions améliorer notre capacité à surveiller et à mettre à jour le statut des produits après leur homologation et leur mise en marché. Nous devions trouver un moyen de permettre aux entreprises de produits de santé naturels de communiquer avec notre équipe à ce sujet.

L’amélioration de nos capacités dans ce domaine passe notamment par la mise en place d’un formulaire Web permettant aux entreprises de soumettre des mises à jour sur le statut de leurs produits sur le marché. Nous avons créé ce formulaire à l’aide du produit Formulaires GC du Service numérique canadien.

Q2 : Pourquoi l’équipe de la DPSNSO a-t-elle choisi de travailler avec Formulaires GC ?

Utilisation de Formulaires GC pour maintenir nos renseignements à jour

Nous avons choisi de travailler avec Formulaires GC, car il s’agissait de l’outil le plus accessible et le plus efficace dont nous disposions pour améliorer notre capacité à suivre et à mettre à jour le statut des produits sur le marché. Formulaires GC nous a aidé à recueillir les renseignements pertinents auprès des demandeur·se·s afin d’actualiser notre base de données et de fournir aux consommateur·rice·s des renseignements à jour concernant le statut de leurs produits de santé naturels sur le marché.

Nous avons analysé les différentes options qui s’offraient à nous pour améliorer notre capacité à recueillir les mises à jour des demandeur·se·s. Nous avions besoin d’un outil dont la mise en place serait efficace, simple et peu coûteuse; il nous fallait tenir compte de nos ressources.

En étudiant les utilisations de Formulaires GC, nous avons constaté que cet outil remplissait tous les critères pour notre projet. Il pouvait nous aider à obtenir auprès des demandeur·se·s les renseignements nécessaires sur le statut du produit, et ce, sans encombre et de manière efficace, rapide et gratuite (une bonne nouvelle pour notre budget !).

Q3 : Pouvez-vous décrire votre utilisation de Formulaires GC ?

Alt text: La collaboration entre les équipes de la DPSNSO et de Formulaires GC s’est faite en six étapes. Première étape : évaluation des besoins. Deuxième étape : choix d’une solution (dans ce cas-ci, Formulaires GC). Troisième étape : collaboration et création du formulaire. Quatrième étape : réalisation d’un examen attentif. Cinquième étape : intégration du formulaire au service. Sixième étape : évaluation de l’utilité du formulaire et améliorations.

La collaboration avec l’équipe de produit de Formulaires GC au sein du Service numérique canadien (SNC) a été une fantastique expérience, qui nous a permis de trouver une solution à notre problème.

Remarque : Depuis cette collaboration, l’équipe de Formulaires GC a créé un outil en libre-service qui permet aux utilisateurs et utilisatrices de créer leurs propres formulaires.

Voici à quoi a ressemblé la création de notre formulaire Web de notification de mise en marché :

1. Évaluation du problème et définition d’une solution appropriée.
   
   Afin d’explorer les options disponibles répondant à nos besoins pour la création d’un formulaire Web, nous avons commencé par cartographier les éléments indispensables à notre projet (y compris les renseignements que nous cherchions à obtenir des compagnies soumettant leurs mises à jour). Cela nous a aidé à définir les champs nécessaires sur le formulaire Web.
   

2. Exploration des solutions correspondant à notre problème.
   
   Le fait de définir clairement nos besoins nous a permis de mieux déterminer ce qui pourrait nous être utile. Nous avons ainsi pu préciser notre recherche et gagner du temps en écartant des produits qui ne fonctionneraient pas pour nous.
   
   C’est cette exploration et le pouvoir du bouche-à-oreille qui nous ont mis sur la voie de Formulaires GC. À partir des besoins préalablement définis, l’équipe de Formulaires GC a pu nous offrir ses conseils sur les possibilités qui s’offraient à nous compte tenu de nos délais serrés. Nous voulions que le formulaire soit actif le plus rapidement possible pour permettre aux entreprises de soumettre leurs mises à jour et pour pouvoir effectuer un suivi approprié.
   

3. Collaboration avec l’équipe de Formulaires GC pour créer le formulaire de notre service.
   
   Après avoir déterminé que Formulaires GC répondait à nos besoins, nous avons entamé une collaboration avec l’équipe pour créer notre formulaire Web de notification de mise en marché pour les PSN. L’équipe de Formulaires GC nous a fourni de nombreuses observations sur la création de formulaires, comme des conseils sur la fluidité du contenu afin que l’outil soit plus facile à comprendre et à utiliser pour les entreprises.
   

4. Examen du produit prenant en compte les facteurs politiques et le traitement des données.
   
   Nous devions veiller à ce que les mises à jour soient soumises par un contact approprié. Pour cela, nous avons collaboré avec Formulaires GC afin de mettre en place une attestation de formulaire Web permettant au ou à la demandeur·se d’attester de ses responsabilités réglementaires. En explorant les possibilités, nous avons opté pour une case à cocher, accompagnée d’une obligation de fournir ses coordonnées. De cette façon, nous recevons uniquement nos renseignements de contacts autorisés à fournir des mises à jour au sujet du statut des produits concernés sur le marché.
   
   En plus de notre collaboration relative au contenu du formulaire Web, l’équipe de Formulaires GC a pris le soin de nous demander comment les renseignements issus du formulaire seraient récoltés. Elle a ainsi pu nous conseiller sur la façon de gérer au mieux ces résultats. En analysant nos besoins opérationnels, nous avons décidé d’héberger une boîte de réception interne générale pour les courriels.
   

5. Intégration du formulaire à notre service.
   
   À la suite de notre discussion sur le traitement des données avec l’équipe de Formulaires GC, nous avons créé notre boîte de réception générale. L’équipe a ensuite été en mesure de diriger chaque soumission de formulaire Web vers cette boîte de réception, sous la forme d’un courriel distinct à chaque fois. Cette méthode permet une réception efficace des mises à jour de statut et un suivi simplifié du volume de soumissions.
   
   Une fois le système mis en place et le formulaire actif, nous avons été en mesure d’envoyer ce dernier aux titulaires de licence de mise en marché pour les PNS. Le 14 juillet 2022, nous avons envoyé à ces personnes un courriel indiquant qu’elles pouvaient mettre à jour le statut de leur produit sur le marché grâce au nouveau formulaire Web de notification de mise en marché des produits de santé naturels. Nous avons également fourni le lien vers ce formulaire dans notre base de données pour leur permettre de le trouver facilement.
   

6. Évaluation de l’utilité du formulaire et améliorations.
   
   Notre formulaire est actif depuis onze mois et fonctionne très bien. C’était formidable de voir les mises à jour d’entreprises arriver le jour même de son lancement !
   
   Le flux de mises à jour reste constant. Jusqu’ici, nous avons reçu des mises à jour de plus de 200 entreprises. Au fil du temps, les fournisseurs vont se familiariser avec le formulaire et nous aurons une meilleure idée des améliorations à apporter à cette offre de service.

Q4 : Quel a été l’élément le plus marquant de cette expérience avec Formulaires GC pour l’équipe de la DPSNSO ?

Probablement le fait que les entreprises n’aient pas rencontré de problèmes en utilisant le formulaire Web de notification de mise en marché. C’est extrêmement gratifiant ! Cela montre que les efforts investis dans cette solution ont été payants.

Nous devons tout cela aux efforts déployés par l’équipe dans les domaines suivants :

• planification et préparation en vue de déterminer les besoins ;
• exploration de la meilleure utilisation possible de Formulaires GC pour notre service et nos besoins ;
• conception intentionnelle pour rendre l’outil intuitif ; et
• collecte efficace de renseignements relatifs au statut du produit sur le marché.
  

Nous recommandons vivement aux équipes envisageant d’utiliser Formulaires GC d’en explorer les fonctionnalités pour voir s’il peut leur être utile. L’outil est efficace et l’équipe vous aidera à trouver la solution la mieux adaptée à vos besoins.

Si vous pensez que Formulaires GC peut être utile à votre équipe, contactez-nous !

Formulaires GC peut aider les fonctionnaires de tout le gouvernement à travailler sur de nombreux types de services.

Voici quelques exemples de ses utilisations :

• communication avec la clientèle ;
• collecte des renseignements personnels du ou de la demandeur·se (jusqu’au niveau Protégé B) ;
• collecte de rétroaction concernant un service, un évènement ou une campagne ; et
• possibilité pour les personnes de s’inscrire pour recevoir des mises à jour, comme des infolettres ou des offres d’emploi.

Découvrez notre nouvel outil pour la création de formulaires gouvernementaux (il est en libre-service !) et contactez-nous en cas de question.