Comment nous planifions des réunions plus utiles et équitables

En tant que fonctionnaires, nous cherchons sans cesse à améliorer les services offerts au public canadien. Comme tout autre emploi, nous tenons des réunions durant lesquelles nous coordonnons nos tâches. Ces réunions sont nécessaires, mais elles ne sont pas vécues de la même façon par tout le monde. De même, ce temps précieux n’est pas toujours utilisé aussi efficacement que possible.

Pour mener des réunions efficaces, les fonctionnaires bénéficient de ressources créées par des équipes de tout le gouvernement du Canada (GC) : Le Guide de planification de réunions inclusives d’Emploi et développement social Canada (EDSC), les ressources de soutien pour le travail à distance/hybride de FlexGC et le cours Planifier des réunions répondant à un réel besoin de l’École de la fonction publique du Canada (EFPC).

La planification influence grandement notre façon de vivre les réunions, surtout dans le cas des personnes marginalisées qui assument souvent une charge plus importante de tâches administratives. L’équipe des politiques du SNC a constaté que les principes axés sur l’action étaient utiles pour la planification de réunions plus utiles et équitables. Ils permettent à l’équipe de passer un meilleur moment et de consacrer plus de temps aux résultats.

Pour aider les autres fonctionnaires à optimiser leur temps, Sam Burton, Rashi Khilnani et Melissa Toutloff (conseillères principales en politiques au SNC) parlent de leurs expériences, de leurs ressources et des principes en matière de réunion qu’applique leur équipe.

Q1 : Pouvez-vous nous parler d’une initiative nécessaire à la planification de réunions plus utiles et équitables ?

R : Sam Burton

Il est ressorti de nos rétrospectives d’équipe qu’il fallait réexaminer l’expérience offerte par les réunions.

Dans le cadre des initiatives sur la diversité, l’équité et l’inclusion (DEI) communes à tout le SNC, une conversation a débuté autour des « tâches ménagères » au bureau. Cela inclut notamment la planification et l’animation de réunions, la prise de notes et l’organisation d’évènements. Nous avons découvert que ces tâches étaient réparties de manière disproportionnée et incombaient généralement aux femmes et aux personnes de couleur, qui n’étaient que rarement reconnues ou récompensées pour ce travail.

Mon équipe (l’équipe des politiques) a tenu une rétrospective pour développer sa compréhension des « tâches ménagères » relatives à notre travail. Nous avons appris que ces tâches étaient souvent invisibles et informelles et que pour changer les choses, il fallait avant tout changer la façon dont nous planifiions et menions nos réunions.
Si votre équipe mène elle aussi des rétrospectives, je vous suggère de lire le billet de blogue de notre collègue Clementine Hahn sur la façon de mener des rétrospectives inclusives.

Un sondage a prouvé l’importance de cette initiative.

Nous avons décidé de réaliser un sondage pour en savoir plus sur les changements souhaités par nos collègues.

La majorité de l’équipe des politiques a participé au sondage, et les résultats ont révélé des tendances claires :

100 % des personnes interrogées ont indiqué vouloir que les réunions aient un ordre du jour ou un processus ;
78 % ont dit vouloir connaître l’objectif ou les résultats attendus de la réunion ; et
78 % ont spécifiquement demandé à obtenir la documentation connexe à l’avance.

Tout cela nécessite des « tâches ménagères ». Le sondage a également montré que si la responsabilité de ces tâches n’était pas clairement attribuée, le travail finissait par être distribué de manière inéquitable et la frustration se faisait sentir.

Exemple : Voici le sondage réalisé dans notre équipe au sujet des réunions.

Conseil : Vous pouvez utiliser l’outil Formulaires GC pour créer votre propre sondage bilingue et accessible et obtenir la rétroaction de votre équipe en matière de réunions !

Sondage visant à guider les principes de l’équipe des politiques en matière de réunions

Contexte du sondage et du processus pour la définition des principes axés sur l’action

Instructions pour le sondage :

N’hésitez pas à nous donner votre avis, aussi bien concernant l’animation des réunions que la participation à ces dernières.
Certaines suggestions concerneront les petites réunions, d’autres les réunions de plus grande ampleur. Ce n’est pas un problème! Vous pouvez apporter quelques précisions si vous le souhaitez.
Les exemples tirés de votre expérience sont très utiles, tout comme les liens.
Les réponses sont anonymes et nous vous encourageons à répondre en toute honnêteté.
Si vous avez des questions ou si vous souhaitez vous impliquer plus directement dans la rédaction des principes de réunion de l’équipe des politiques, contactez la personne organisatrice (nom) !
Pour en savoir plus sur cette initiative et le rôle qu’y joue ce sondage, lisez la documentation supplémentaire (lien).

Le problème que nous cherchons à résoudre :

À l’heure actuelle, il n’y a pas de critères communs sur la façon dont les réunions dirigées par les membres de l’équipe des politiques sont conçues, menées et suivies. Cela a créé une certaine confusion, de la frustration et des inquiétudes au sein de l’équipe (surtout concernant la répartition équitable des tâches et l’optimisation d’un temps précieux).

Objectif :

Des principes connus et acceptés de toute l’équipe des politiques concernant ce qui est attendu des animateur·rice·s et des participant·e·s dans toute réunion menée par l’équipe, et ce, que le nombre de participants soit de 2, 20 ou 200.

Résultat :

Un ensemble de principes élaborés de manière collaborative par l’équipe des politiques et visant à guider toutes les réunions menées par les membres de l’équipe des politiques à l’avenir.

Responsabilité :

Bien qu’une personne de l’équipe (nom) soit responsable de gérer ce processus, tout le monde est invité à fournir ses idées ou à apporter son aide !
L’ensemble de l’équipe des politiques aura la possibilité de contribuer et la direction de l’équipe prendra les décisions finales.
Il s’agira d’un document vivant et ouvert sur lequel la direction de l’équipe reviendra et qu’elle modifiera régulièrement.

Processus :

Solliciter la contribution de l’équipe des politiques : d’abord par le biais d’une discussion lors de la rétrospective de l’équipe sur les « tâches ménagères » au bureau (lien), puis dans le cadre de ce sondage pour une contribution plus ciblée.
Communiquer les tendances décelées dans le cadre de la rétrospective et du sondage à l’équipe des politiques et aux collègues que cela intéresse (sur le canal Slack ouvert de l’équipe des politiques).
Rédiger les principes de réunion de l’équipe des politiques et les communiquer à l’équipe pour obtenir sa rétroaction.
Finaliser la version 1.0 des principes de réunion de l’équipe des politiques et commencer à les appliquer! Décider à quel moment évaluer le succès de cette mise en œuvre, choisir la personne qui devra les modifier au besoin et définir quand ces modifications devraient être faites.

Q1 : Selon moi, toutes les réunions devraient :

Réponse courte.

Q2 : Je trouve que les réunions sont les plus efficaces dans les cas suivants :

Réponse courte.

Q3 : Je trouve les réunions frustrantes dans les cas suivants :

Réponse courte.

Q4 : Je trouve que les réunions hybrides (pour lesquelles certaines personnes sont physiquement présentes et d’autres travaillent à distance) sont les plus efficaces dans les cas suivants :

Réponse courte.

Q5 : Je trouve que les réunions décentralisées (pour lesquelles toutes les personnes participantes travaillent à distance) sont les plus efficaces dans les cas suivants :

Réponse courte.

Q6 : De manière générale, voici mes souhaits pour les réunions menées par l’équipe des politiques :

Réponse courte.

Q7 : Voici des ressources en matière de réunions qui pourraient être utiles à notre équipe selon moi (anecdotes, livres, billets de blogue, vidéos, pratiques, formats, cadres ou autres) :

Réponse courte.

Q8 : Avez-vous quelque chose à ajouter ?

Réponse courte.

Q2 : Comment l’équipe a-t-elle utilisé cette rétroaction pour définir des éléments d’action pour les fonctionnaires ?

Conception de principes de réunion axés à la fois sur l’utilité et sur l’équité

R : Sam Burton

Légende : Pour entamer ce processus, l’animateur ou l’animatrice recueille la rétroaction de l’équipe concernant l’état actuel des réunions à l’aide d’une séance de rétrospective et d’un sondage en ligne. L’équipe se met ensuite d’accord sur ses objectifs communs pour l’amélioration des réunions en examinant ensemble la rétroaction recueillie. À l’aide des objectifs ainsi définis, l’animateur ou l’animatrice rédige et modifie au besoin les principes de réunion dans un document accessible à toute l’équipe. De cette façon, tout le monde peut offrir sa rétroaction de manière asynchrone. Une fois que les principes sont approuvés par l’équipe et la direction, l’équipe peut commencer à les appliquer! Le processus se répète ensuite lorsque l’animateur ou l’animatrice vient recueillir de la rétroaction.

Voici certains commentaires de l’équipe et la façon dont ils ont été intégrés aux principes finaux :

« Nous voulons un lien plus explicite avec l’inclusion et l’équité. »
- Nous avons donc demandé à la gestionnaire du programme de diversité, d’équité et d’inclusion du SNC ses conseils et sa rétroaction au sujet de nos principes.

« Il nous faut davantage de lignes directrices dans certains domaines, comme la prise en compte des fuseaux horaires et la séparation des responsabilités de la prise de note et de l’animation. »
- Nous avons donc ajouté aux principes des éléments spécifiques à la planification, ou encore à la gestion du temps.

« Comment allons-nous communiquer ces principes aux personnes qui rejoindront l’équipe et veiller à ce que tout le monde les garde à l’esprit ? »
- Nous avons donc créé des liens entre les principes relatifs aux réunions et d’autres documents incontournables de l’équipe (comme la documentation d’intégration). Nous avons décidé que les responsables de l’équipe des politiques mèneraient une phase de test appliquant les nouveaux principes, réfléchiraient à cette expérience et effectueraient des changements au besoin.

Exemple : Lisez les principes de l’équipe des politiques pour la planification de réunions utiles et équitables.

Nous reconnaissons que les réunions, comme tous les aspects du travail et de la vie, sont influencées par des systèmes d’oppression, la culture de la suprématie blanche (en anglais) et le colonialisme, ainsi que par nos expériences et préjugés individuels.

Dans la pratique, cela peut se traduire par une utilisation intentionnelle des rituels linguistiques (p. ex., la reconnaissance des territoires autochtones au début d’une réunion) et une garantie de la pluralité des voix (p. ex., veiller à la diversité de genre ou de race lors de l’organisation d’une table ronde). Cela signifie également qu’il faut nommer et déconstruire les termes ou les notions qui ont historiquement contribué à l’oppression systémique.

Nous veillons à ce que chaque réunion ait au moins un·e organisateur·rice et un·e animateur·rice qui collaborent pour s’attaquer au travail difficile afin de faciliter les choses, et ce, en vue d’assurer le succès des participant·e·s.

Les invitations aux réunions comprennent par exemple une description de l’objectif, des résultats attendus et des processus impliqués. Pour une réunion de l’équipe des politiques, cela peut comprendre :

But : Discuter de l’ébauche de principes, obtenir de la rétroaction sur cette ébauche et veiller à ce que les attentes soient alignées quant à la façon d’appliquer les principes.
Résultat : Préparation de l’équipe des politiques à mettre en œuvre l’ébauche de proposition.
Processus : 20 minutes consacrée à la lecture en silence et aux commentaires, suivi d’une discussion.

En tant qu’organisateur·rice·s ou animateur·rice·s, nous visons l’inclusion et l’équité dans la planification et la conception de nos réunions dans le but de placer les gens au cœur de nos réunions.

Prenons un exemple : les membres de l’équipe ont généralement de nombreuses réunions chaque jour. Nous signalons donc les cas où la participation est optionnelle et précisons l’ordre du jour des réunions à l’avance. Cela permet aux membres de l’équipe d’améliorer leur gestion du temps et de tirer le meilleur parti des réunions, le tout, pour de meilleurs résultats.

Lorsque nous rencontrons les participant·e·s, nous prenons soin les un·e·s des autres.

Nous nous efforçons par exemple de bâtir des espaces d’encouragement (document en anglais). Ces espaces favorisent le dialogue par la reconnaissance des différences et la responsabilisation individuelle.

Conseils visant à aider les fonctionnaires à établir des principes pour leurs réunions

R : Melissa Toutloff

Lorsque j’ai rejoint le SNC, en février 2023, j’ai reçu de la documentation à lire dans le cadre de mon intégration. Les principes régissant les réunions de l’équipe des politiques en faisaient partie. C’était la première fois de ma carrière de fonctionnaire que je voyais de telles lignes directrices.

Bien qu’ils aient été élaboré par et pour l’équipe des politiques, ces principes sont suffisamment généraux pour s’adapter à de multiples contextes, y compris les modèles de travail décentralisés, en présentiel ou hybrides.

Petites astuces pour les équipes souhaitant créer leurs propres principes!

Obtenez l’accord de la direction pour la mise en œuvre des principes.

Bien que les principes de l’équipe des politiques aient été le fruit d’une initiative ascendante (c.-à-d. élaborés en équipe), le soutien de la direction était nécessaire à l’adoption et à la mise en œuvre de ces principes.

Tenez compte des valeurs de votre organisme et de la culture et du contexte qui influencent vos réunions.

Les principes de réunion de l’équipe des politiques reconnaissent notamment que les réunions, comme tous les aspects du travail et de la vie, sont influencées par des systèmes d’oppression, la culture de la suprématie blanche et le colonialisme, ainsi que par nos expériences et préjugés individuels. Cela correspond à l’engagement plus global de l’organisme envers le principe d’inclusivité et nous encourage à répondre aux inégalités présentes dans tous les aspects de notre travail.

Définissez les rôles et les attentes qui y correspondent dans le cadre des réunions, en veillant à ce que les valeurs de votre organisme soient respectées.

Les principes de réunion de l’équipe des politiques définissent par exemple des attentes spécifiques envers les organisateur·rice·s ou animateur·rice·s concernant la création d’espaces inclusifs et équitables lors de la planification de réunions. Cela implique de prendre du temps pour les rapports humains, d’éviter les invitations forçant les gens à enchaîner une multitude de réunions et de veiller à ce que les réunions se terminent soient plus tôt que prévu, soit à l’heure prévue.

Q3 : En quoi ces principes améliorent-ils les expériences et la capacité de prestation ?

R : Rashi Khilnani

Ils façonnent et améliorent les expériences offertes par les réunions

Les réunions de l’équipe des politiques ont une incidence sur le bien-être des membres de l’équipe : il s’agit d’espaces sûrs et inclusifs où ils et elles peuvent discuter des défis qui se présentent et mettre en place des éléments d’action pour les relever. Notre culture en matière de réunions m’a montré que l’on pouvait conjuguer humanité et efficacité.

Nous respectons nos collègues et prenons le temps de parler et de plaisanter (dans notre équipe, Dan Monafu en est un excellent exemple). Cela crée un environnement au sein duquel nous ne craignons pas d’êtres nous-mêmes. C’est la clé d’une équipe plus heureuse et plus productive.

Nos rétrospectives d’équipe appliquent notamment ces principes pour mettre en œuvre les pratiques suivantes :

Communiquer à l’avance des tableaux de rétrospective, laisser aux gens le temps de réfléchir à ce dont ils souhaitent discuter pendant la réunion ;
Fournir un ordre du jour structuré, commencer et finir les réunions à l’heure pour avoir une idée claire du temps consacré à chaque sujet et accorder du temps à l’identification des éléments d’action à la fin des réunions ; et
Permettre aux membres de l’équipe de répondre de manière anonyme, quel que soit le sujet, ce qui est un gage de confiance. Cela augmente les chances que les problèmes soient signalés et abordés.

Amélioration de la capacité de prestation de notre équipe

Les principes de réunion de notre équipe augmentent notre capacité à atteindre nos objectifs dans nos domaines prioritaires. Notre temps s’en trouve optimisé, car de nombreuses personnes dans l’équipe n’hésitent pas à demander l’ordre du jour à l’avance (surtout pour les réunions récurrentes). S’il n’y a que peu de sujets à aborder, il n’est pas rare que nous annulions les réunions pour laisser notre équipe se consacrer à d’autres tâches. Comme l’a dit notre collègue Sam Burton, « C’est agréable que cette pratique se soit installée. Tout le monde dans notre équipe a la possibilité d’ouvrir la conversation et cela débouche sur une décision. »

Les principes de réunion ont également permis d’accélérer l’intégration de nouvelles personnes dans l’équipe et stimulé la participation aux discussions. Personnellement, je trouve que ces valeurs communes autour d’une participation équitable aux réunions m’ont permis de voir l’équipe des politiques comme un espace où je pouvais poser des questions sans crainte. Cela a grandement accéléré mon intégration au sein de l’équipe. Notre collègue Melissa Toutloff a mentionné que les principes l’avaient aidée à comprendre les normes et la culture de l’équipe, ce qui représente un autre aspect crucial de l’intégration et de l’adaptation à un nouvel environnement professionnel.

Je suis certaine que cette culture axée sur la gentillesse dans le cadre des réunions est applicable à tous les types d’équipes. Je souhaite à tout le monde d’avoir la chance que j’ai; celle de faire partie d’une équipe où la collaboration est axée sur un objectif clair.

Donnez-nous votre avis !

Nous espérons que ces ressources et astuces vous permettront de créer des principes qui guideront les réunions de votre équipe. Dans notre équipe, ces outils améliorent à la fois l’expérience offerte par les réunions et la capacité dont nos disposons pour travailler sur nos priorités.

N’hésitez pas à nous contacter pour nous faire part de votre rétroaction ou de vos expériences dans ce domaine ! C’est toujours un plaisir pour nous d’apprendre auprès de nos collègues fonctionnaires.