Une mine d’idées pour simplifier un processus complexe

Concevoir de meilleurs services pour le public, cela peut vouloir dire beaucoup de choses : rendre ces services plus faciles à utiliser et à comprendre, plus sécurisés, plus rapides et plus fiables. Cette mission implique de simplifier les processus déroutants. Pour ce faire, nous pouvons supprimer les étapes superflues ou limiter le nombre de demandes à soumettre. Mais comment faire si le service est gouverné par plusieurs ministères et autorités et fait l’objet de réglementations strictes?

Depuis 2020, l’équipe de CanmetMINES de Ressources naturelles Canada (RNCan) a travaillé à la simplification d’un problème de prestation de services complexe. Au Canada, le processus d’ouverture de mine exige l’obtention de plusieurs permis afin que les opérations minières respectent les exigences et les réglementations mises en place par le gouvernement fédéral et les autres administrations. Ces réglementations et la loi gouvernant l’exploitation minière sont cruciales pour la protection de l’environnement, pour la sécurité de la main-d’œuvre et pour la promotion de la transparence. Il est donc impossible de faire l’impasse sur ces étapes ou de les éliminer du processus. C’est pourquoi l’équipe de RNCan explore la façon dont les outils numériques peuvent être utilisés afin de clarifier le processus pour le public concerné. 

Nous avons rencontré Connie, Julie, et Michelle, de l’équipe CanmetMINES, pour discuter du travail que leur équipe accomplit, des leçons apprises et de la façon dont leur approche pourrait s’appliquer à d’autres programmes de prestation de services au sein du GC. 

Parlez-nous de vous et du travail qu’accomplit votre équipe.

Notre équipe compte trois personnes, spécialisées dans les domaines de l’ingénierie, de la chimie et de la géologie. Le défi que nous devons relever : soutenir l’industrie minière pour faciliter la productivité, et ce, tout en respectant les exigences réglementaires et législatives et les exigences relatives aux permis. Au Canada, les réglementations et lois du gouvernement fédéral régissent toutes les activités liées à l’ouverture et aux opérations d’une mine. En revanche, ce sont les règlements et lois des provinces et des territoires qui gouvernent l’ensemble des activités liées à l’exploitation minière elle-même (le matériau extrait, les quantités concernées, l’équipement utilisé, etc.).

Au niveau fédéral, il peut être difficile de se repérer dans le paysage réglementaire et au sein du processus d’obtention de permis. Aussi, notre équipe a lancé le projet Rationalisation pour Améliorer le Processus de délivrance de Permis d’exploitation minière en tirant parti de l’Expertise et des Ressources (RAPPER). Pour rendre le processus plus compréhensible, l’équipe collabore étroitement avec des membres de l’industrie minière et avec des régulateur·rice·s. La mise à disposition de données et d’expertise permet de gagner du temps et de réduire la complexité de la tâche, tout en accroissant la conformité du résultat. 

Comment avez-vous découvert les défis auxquels faisaient face les régulateur·rice·s et les membres de l’industrie minière?

Nous avons aidé à organiser le groupe de travail consacré aux solutions de simplification numériques, qui est constitué de régulateur·rice·s de l’ensemble du gouvernement fédéral. En 2022, nous avons collaboré avec le Service numérique canadien (SNC) pour organiser des séances avec le groupe de travail afin d’explorer différentes manières de simplifier le processus lié aux permis. Nous avons appris comment les régulateur·rice·s traitaient les demandes et quelles données ils collectaient.

Nous avons également échangé directement avec des membres de l’industrie minière. Notre équipe a réalisé des sondages et des entrevues pour mieux comprendre leurs difficultés et les améliorations nécessaires. Nous avons bien compris que le processus actuel prêtait à confusion et que les membres de l’industrie avaient des difficultés à déterminer les demandes à faire et les permis à obtenir pour veiller à ce que les réglementations et exigences soient respectées.

Après ces séances, nous avons déterminé qu’il fallait offrir des lignes directrices pour clarifier les permis et demandes nécessaires. La solution proposée : un outil de repérage pour les permis d’exploitation minière. 

Parlez-nous de cet outil et de la façon dont vous avez adopté une approche axée sur l’utilisateur pour son développement. 

Nous travaillons sur un outil de repérage pour les permis d’exploitation minière. Celui-ci permettrait à tout le monde de saisir des renseignements relatifs à un projet d’exploitation minière (type de mine, exigences en matière de construction, écosystèmes, quantité de matériau extrait, etc.) et de recevoir des instructions sur les mesures en matière de permis, de demandes et d’évaluation d’impact nécessaire pour l’ouverture de la mine. L’outil offrira aussi un calendrier pour le processus en fonction des renseignements fournis par les régulateur·rice·s de l’ensemble du gouvernement. Pour faire simple, nous créons des panneaux numériques pour aider les gens à se repérer à travers le processus du gouvernement fédéral permettant d’ouvrir une mine au Canada. 

Jusqu’ici, nous avons créé un squelette (modèle) de l’interface utilisateur à l’aide de Figma, une application Web collaborative qui permet de concevoir des produits numériques. Grâce aux actions de sensibilisation et aux séances de mobilisation, nous avons contacté des membres de l’industrie minière pour tester le squelette de notre outil. Nous avons utilisé la rétroaction obtenue lors des séances pour modifier l’interface et la rendre plus facile à comprendre et à utiliser.

Nous avons également collaboré avec des régulateur·rice·s pour veiller à ce que les renseignements offerts par l’outil soient exacts et utiles pour les personnes vouées à les utiliser. Le problème, c’est que le paysage réglementaire de l’industrie minière est très complexe. Sans compter que les réglementations peuvent changer ou évoluer, ce qui signifie que les outils risquent de comporter des renseignements obsolètes. Nous travaillons donc sur un projet pilote concernant les « règles en tant que code » avec nos collègues de l’École de la fonction publique du Canada (EFPC). 

Qu’entendez-vous par « règles en tant que code »? Pouvez-vous nous en dire plus sur votre partenariat avec l’EFPC? 

Le principe de « règles en tant que code » se réfère au principe de traduire en code lisible par des machines des règles comme les lois, les politiques, les normes ou les réglementations. Pour mieux comprendre ce concept, on peut prendre l’exemple des logiciels permettant de déclarer ses revenus. Pour que ces applications fonctionnent, une personne spécialisée dans ce domaine convertit les formulaires d’impôts en code. Le logiciel guide les gens à travers le processus de déclaration de revenus. Ce type de logiciels permet à n’importe qui de déclarer ses revenus en un tournemain, même sans connaissances avancées dans le domaine. Une approche « règles en tant que code » consisterait à convertir en code les lois fiscales elles-mêmes, de façon à pouvoir les intégrer à n’importe quel logiciel (par le biais d’une API) et à garantir des déclarations de revenus conformes et exactes.

Nous avons travaillé avec une petite équipe de technologues et d’avocat·e·s de l’équipe de l’EFPC chargée de l’expérimentation dans la fonction publique pour explorer les options disponibles pour notre outil de repérage pour les permis d’exploitation minière. Cette équipe utilise des outils à code source ouvert basés sur le Web, comme Blawx (en anglais seulement), pour traduire en code des réglementations et normes complexes. Bien que l’intervention de spécialistes reste nécessaire pour l’interprétation et la mise à jour des règles ainsi que pour leur encodage, la traduction ne se ferait qu’en une seule fois. Tout outil connecté à cet arrière-plan aurait accès à l’information mise à jour.

Apprenez-en plus sur les « règles en tant que code » au sein du secteur public

L’EFPC a collaboré avec des partenaires de l’ensemble du gouvernement fédéral pour créer des règles utilisables sur machine. Voici quelques vidéos utiles qui expliquent ce concept en se basant sur des éléments appris lors des projets pilotes initiaux.

• ​​Première partie : Règles en tant que code (Partie 1 — EFPC)
• Deuxième partie : Règles en tant que code (Partie 2 — EFPC) 

L’EFPC collabore avec la Communauté des régulateurs fédéraux, le Programme du travail et le Ministère de la Justice pour créer des règles utilisables sur machine. En collaboration avec les entités de réglementations et de législation du gouvernement fédéral, l’équipe de l’EFPC chargée de l’expérimentation dans la fonction publique espère utiliser les règles en tant que code pour veiller à ce que les politiques, les législations, les normes et les règlements soient plus faciles à comprendre, à interpréter et à appliquer. Pour en apprendre davantage sur le travail de cette équipe, ou pour discuter des façons dont les règles en tant que code pourraient s’appliquer à votre programme de prestation de services, contactez incubate-incuber@csps-efpc.gc.ca.

Quelles sont les prochaines étapes pour l’équipe et pour vous-même? 

Nous allons continuer à effectuer des tests avec l’industrie minière et ses régulateur·rice·s et à apporter les modifications nécessaires au besoin. L’ expérience sur les règles en tant que code que nous menons avec l’EFPC se terminera en mars 2024 et les premiers ensembles de règles ont été codés en septembre 2023. Nous adapterons l’outil en fonction de ce que nous aurons appris et le testerons pour vérifier l’exactitude des résultats.

Merci beaucoup, Connie, Julie, et Michelle! Le travail qu’accomplit votre équipe illustre vraiment ce qui peut être réalisé lorsque les besoins des utilisateur·rice·s restent prioritaires, lorsque la collaboration est mise à l’honneur et lorsque l’on essaie de nouveaux outils pour résoudre des problèmes existants. L’expérience sur les « règles en tant que code » ouvre de nombreuses portes pour d’autres équipes du GC cherchant à simplifier des processus complexes. Nous aimerions beaucoup avoir de vos nouvelles au fil du développement du projet, et nous communiquerons une mise à jour sur l’évolution du produit. 
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