Emploi et développement social Canada (EDSC) fournit une aide aux organismes en leur offrant des occasions de financement. Les subventions et contributions ainsi offertes facilitent divers aspects de la vie des gens, par exemple en offrant des moyens financiers, en promouvant l’éducation et en soutenant l’accessibilité et l’inclusion.

EDSC regorge de fonctionnaires impliqué·e·s dans la gestion de programmes de subventions et contributions. L’Unité de modernisation et d’amélioration continue en est un exemple. Cette unité s’efforce d’améliorer la façon dont les gens découvrent et obtiennent des subventions et contributions d’EDSC, notamment en modernisant la façon dont les programmes sont fournis.

Alejandra Frankovich (conseillère en programmes) est l’une des fonctionnaires composant cette équipe. Elle nous raconte ici comment son équipe a recouru à Notification GC pour améliorer les communications relatives aux occasions de financement d’EDSC. Notification GC est une solution de messagerie gratuite développée et gérée par le Service numérique canadien (SNC). Cet outil, utilisé par les équipes gouvernementales, permet d’envoyer des mises à jour de service et de tenir le public informé à chaque étape.

Améliorer l’expérience des gens cherchant des subventions et contributions d’EDSC

Les subventions et contributions d’EDSC et leurs applications  

Notre ministère (EDSC) assure la gestion de plus de 40 programmes de subventions et contributions à l’intention de diverses communautés. Les occasions de financement sont toutes publiées dans une liste filtrable. Elles offrent un soutien pour les emplois, la formation et le développement social. 

Les subventions sont des paiements versés à des individus ou à des organismes. On pense par exemple à la Subvention incitative aux apprentis, qui aide les personnes à payer leurs dépenses pendant qu’elles sont inscrites à titre d’apprenti·e·s dans un métier désigné Sceau rouge. Les métiers ainsi désignés sont rattachés à des formations et certifications normalisées par le gouvernement. Les métiers de coiffeur·se, d’électricien·ne et de mécanicien·ne en font partie. Les contributions, quant à elles, ressemblent aux subventions, à la différence que le paiement prend la forme d’un remboursement. On pense par exemple au Programme de reconnaissance des titres de compétences étrangers, qui aide gouvernements et organismes à rembourser les coûts liés à l’évaluation des compétences de nouveaux arrivants et nouvelles arrivantes ainsi qu’à leur mise à niveau. 

Travailler dans l’Unité de modernisation et d’amélioration continue

Je m’appelle Alejandra Frankovich. Je travaille en tant que conseillère en programmes au sein de l’Unité de modernisation et d’amélioration continue à EDSC. Nous faisons partie de la Direction générale des opérations de programmes, qui est chargée de l’exploitation et de la coordination des plus de 40 programmes de subventions et contributions du Ministère. 

Mon équipe, elle, tâche d’améliorer l’expérience de la clientèle et de moderniser les approches d’offres de service en lien avec les subventions et contributions de notre ministère. L’équipe n’est pas rattachée à des programmes de financement particuliers ; nous travaillons plutôt de façon horizontale et englobante, aidant tous les programmes à accroître la visibilité de leurs offres. Plus concrètement, nous collaborons avec la Direction générale de service aux citoyens pour améliorer les pages Web (en veillant à l’accessibilité et à la clarté du contenu), simplifions les modèles Web en les rendant conviviaux et schématisons les processus pour rendre nos procédures internes plus efficaces. 

De nombreuses autres équipes du ministère nous aident à étayer nos travaux d’amélioration par des données. Par exemple, l’équipe Web étudie comment les personnes trouvent de l’information en ligne, tandis que l’équipe de l’expérience client nous éclaire grâce aux sondages menés auprès des usager·ère·s de nos services. Toutes ces équipes nous fournissent beaucoup d’informations utiles pour améliorer l’expérience des personnes qui cherchent des occasions de financement ou qui soumettent une demande pour celles-ci.

Parmi les améliorations que nous avons apportées aux communications relatives aux financements, l’une consiste à utiliser Notification GC pour notre service de notification par courriel. Nous avons mis en place ce service sur Canada.ca avec l’aide de l’Éditeur principal, de la Direction générale de service aux citoyens. 

Rester au fait des occasions de financement grâce à Notification GC 

Une solution facile et fiable

L’une de nos priorités consistait à augmenter la transparence et l’équité des annonces de financement d’EDSC. Avant que Notification GC n’entre en jeu, chaque programme utilisait les médias sociaux et des listes de personnes ayant reçu du financement par le passé (leurs coordonnées étant consignées) pour faire connaître les nouvelles occasions de financement. Nous nous retrouvions alors avec beaucoup de client·e·s récurrent·e·s. Nous sommes bien entendu ravi·e·s de les aider, mais nous souhaitons également aider des organismes qui n’ont jamais bénéficié de notre soutien ou qui n’ont jamais entendu parler de nous.

Après avoir entendu parler de l’utilisation de Notification GC par Santé Canada pour son service « Obtenir les nouvelles sur la COVID-19 », nous avons découvert qu’il existait un outil interne à notre disposition pour envoyer des courriels au public. Savoir que c’est le gouvernement du Canada qui possède et gère Notification GC a fortement joué en faveur de ce produit, car c’est une garantie de bilinguisme, d’accessibilité et de sécurité — tous des pans importants des communications du GC. Nous avons également apprécié la possibilité de transmettre notre avis sur des fonctionnalités utiles et de participer aux futures améliorations de l’outil ; nous n’aurions pas eu cette visibilité et cette influence avec une partie tierce. 

Un nouveau service pour accroître la visibilité des offres

À l’automne 2022, nous avons mis en place le service de notification par courriel avec l’aide de l’Éditeur principal et de l’outil Notification GC. Celui-ci nous a permis de créer un service de notification dans chaque langue officielle, de sorte que le public puisse recevoir des avis de nouvelles occasions de financement dans la langue de son choix. Jusqu’à maintenant, nous avons 16 000 abonné·e·s.

Étant donné que nous souhaitons n’envoyer que des informations utiles aux abonné·e·s, notre approche de communication est stratégique. Nous limitons donc les courriels à un envoi par semaine, quoique nous puissions sauter des semaines s’il n’y a rien de nouveau. 

Nous n’avons pas encore reçu de commentaires de la part de nos abonné·e·s, mais c’est déjà un signe d’intérêt que des milliers de personnes se soient inscrites avant même que nous fassions toute promotion. Nous avons maintenant commencé à parler du service sur les médias sociaux et nous avons d’autres activités de promotion en vue pour le faire connaître davantage.

API et gabarits : des caractéristiques utiles de Notification GC

À l’heure actuelle, les caractéristiques les plus utiles pour nous sont l’API et les gabarits. L’API met automatiquement à jour notre liste d’abonné·e·s : c’est un souci de moins pour nous. Nous utilisons ensuite nos gabarits d’occasion de financement pour créer les courriels. Tout ce qu’il faut faire, c’est inscrire le titre du programme, mettre le lien vers la page de financement, puis envoyer. Offrir ce service utile au public est presque un jeu d’enfant, tout se fait de manière très fluide et rapide.

Nous réfléchissons constamment à des améliorations potentielles du service. La possibilité de choisir les thèmes auxquels s’inscrire, comme dans le service Rappels et avis de sécurité de Santé Canada, nous inspire. Nous gardons tout cela en tête pour les prochaines versions, sachant que nous ajouterons plus d’occasions de financement.

À long terme : intégrer Formulaires GC aux programmes de financement

L’un des autres projets excitants que mon équipe mijote, c’est l’utilisation de Formulaires GC pour améliorer l’efficacité des communications avec la clientèle ! Formulaires GC permet aux fonctionnaires de créer et de publier des formulaires Web accessibles, bilingues et sécurisés, sans avoir à coder. Ce produit nous permettrait de poser des questions obligatoires (impossible d’envoyer la demande sans une réponse) ainsi que de guider les personnes pour qu’elles répondent bien aux questions. L’exactitude des données s’en trouverait augmentée, et les va-et-vient réduits (tout comme la quantité de papier !). 

C’est un plus que, tout comme Notification GC, Formulaires GC soit géré par le gouvernement du Canada (les deux produits sont construits et maintenus par le Service numérique canadien). Par ailleurs, notre clientèle ayant besoin d’un moyen fiable et sécuritaire de nous transmettre ses renseignements (jusqu’au niveau Protégé B), les caractéristiques de l’outil en matière d’image de marque et de protection de la vie privée sont des atouts majeurs pour nous.

Contactez l’équipe si vous avez des questions

Il m’est arrivé de contacter l’équipe de Notification GC pour lui demander d’accroître notre limite d’envoi quotidienne de courriels. Elle m’a répondu illico presto et a augmenté notre limite ! Je n’ai pas eu à passer par un long processus de TI, ce qui était génial. Tout s’est fait de façon fluide, rapide et simple. 

Si vous avez des questions sur l’outil, vous pouvez utiliser le formulaire de contact de l’équipe ou bien assister à l’une de ses démos. Vous pouvez également m’écrire si vous souhaitez en savoir plus sur la façon dont mon équipe utilise Notification GC.