<< Grâce à Formulaires GC, nous sommes désormais en mesure de collecter en ligne des données de santé de niveau Protégé B auprès de nos cadets et cadettes (au lieu d’utiliser des formulaires papier envoyés par la poste). Ceci accélère considérablement le processus de vérification en matière de santé, si bien que les jeunes peuvent beaucoup plus rapidement participer au programme et en tirer profit. >>

Je suis la capitaine Amber Lawson, et je suis officière au sein du Service d’administration et d’instruction des organisations de cadets dans les Forces armées canadiennes. Je travaille au ministère de la Défense nationale depuis plus de 20 ans et j’y ai exercé des fonctions dans le domaine de la communication jusqu’à il y a environ deux ans, lorsque j’ai commencé à occuper mon poste actuel d’officière des plans au Centre de gestion des services de TI. 

Nous nous chargeons de l’ensemble des technologies de l’information pour le groupe des cadets et des rangers juniors canadiens, et notre tâche consiste à fournir tous les services numériques nécessaires à nos cadets et cadettes ainsi qu’au personnel. Ceci comprend la prestation de Cadet365, une plateforme permettant la collaboration et facilitant le travail à distance. 

Mon rôle au sein de l’équipe est de m’occuper des interactions avec les utilisateur·rice·s finaux·ales, ce qui signifie que je m’efforce d’améliorer l’expérience des personnes qui utilisent nos services numériques (tant notre personnel que nos cadets et cadettes et leurs familles). L’une de mes premières tâches a été de commencer à travailler avec le Service numérique canadien (SNC) pour déterminer comment ses produits pouvaient nous aider à effectuer notre travail.

Dans ce billet de blogue, je parle de nos initiatives numériques utilisant Notification GC et Formulaires GC pour notre prestation de services. Ceci comprend la manière dont la fonctionnalité de logique conditionnelle et la prise en charge de renseignements de niveau Protégé B offertes par Formulaires GC nous permettent d’améliorer nos processus de vérification en matière de santé pour les cadets et cadettes, ce qui permet à ces jeunes de participer plus rapidement au programme.

L’utilisation de Notification GC et de Formulaires GC pour envoyer des milliers de mises à jour sur les services

Ici, au Centre de gestion des services de TI, nous adorons et utilisons Notification GC (un outil permettant aux équipes du GC d’envoyer des courriels et des messages texte). Nous utilisons l’outil pour créer manuellement des listes d’envoi de courriels et pour envoyer des courriels depuis un compte partagé. Notification GC nous a permis d’envoyer des renseignements personnalisés plus rapidement et dans un format simplifié, et ce, avec l’image de marque du gouvernement du Canada. 

Il y a un mois, j’ai envoyé environ 65 000 courriels en lien avec nos services à l’aide de Notification GC. Nous utilisons cet outil pour envoyer nos sondages hebdomadaires relatifs à l’intégration et au départ, des justificatifs de création de comptes et des sondages sur les TI destinés aux utilisateur·rice·s. Nous l’avons également utilisé pour des initiatives urgentes telles que les sondages d’été.

Pour créer le sondage sur les TI destiné aux utilisateur·rice·s, nous nous sommes servi·e·s de Formulaires GC (outil de création de formulaires en ligne pour les fonctionnaires). Par la suite, nous avons envoyé le lien du formulaire en ligne à notre personnel, comptant plus de 13 000 personnes, par l’intermédiaire de Notification GC. Nous sommes vraiment satisfait·e·s des renseignements que nous avons obtenus. Les outils nous ont permis d’obtenir les renseignements dont nous avions besoin grâce à la logique conditionnelle. 

Légende: Capture d’écran d’un gabarit de courriel bilingue relatif au programme des Cadets dans Notification GC. Le gabarit contient des champs réservés que la feuille de calcul remplit en fonction de l’identité du contact (rang, prénom et nom). Un lien hypertexte dirigé les destinataires vers le sondage Formulaires GC.’

Nous utilisons déjà fréquemment Notification GC dans le cadre de la prestation de bon nombre de nos services et nous envisageons d’élargir le public cible auprès duquel nous l’utilisons. Nous sommes en contact avec l’équipe de soutien du produit pour voir comment nous pourrons exploiter la fonction de message texte à l’avenir, et nous gardons un œil sur les nouvelles fonctionnalités de Formulaires GC pour voir comment nous pouvons mieux utiliser conjointement ces deux outils.

Notre parcours avec Formulaires GC

Un projet suivi dès le début

Nous avions hâte que Formulaires GC soit lancé, car notre équipe a des besoins importants en matière de création de formulaires. Toutefois, nous n’avons pas trouvé de moyen d’utiliser l’outil de manière efficace lorsqu’il n’en était qu’à ses débuts. À ce moment-là, il fallait beaucoup de va-et-vient entre notre équipe et l’équipe du produit pour créer et publier un formulaire. Nous avions besoin d’un moyen de créer nos formulaires par nous-mêmes pour gagner du temps. Nous avons suivi le projet dès le début (nous nous sommes abonné·e·s à l’infolettre du SNC et nous suivons son actualité sur LinkedIn), et nous avons fait part à l’équipe de nos commentaires en espérant pouvoir utiliser plus tard le produit, ce qui a été le cas!

La création de nos premiers formulaires de niveau Protégé A par nous-mêmes : la fonction libre-service

La première modification apportée à Formulaires GC qui nous a permis de l’utiliser a été la mise en place de la création de formulaires en libre-service. Le premier gros projet pour lequel nous avons utilisé l’outil a été notre sondage sur les TI auprès des utilisateurs et utilisatrices (envoyé par le biais de Notification GC, voir la capture d’écran ci-dessus).

Un de mes aspects préférés de la création en libre-service de Formulaires GC est la fonctionnalité de traduction. Avec d’autres outils de création de formulaires en ligne (comme MS Forms), la traduction n’était pas intuitive et nécessitait de remplacer une langue par une autre. Avec Formulaires GC, par contre, il est possible de rédiger des questions dans les deux langues officielles, l’une à côté de l’autre, ce qui simplifie la traduction. Il est également possible de télécharger le contenu dans l’une des langues officielles en format de feuille de calcul, ce qui facilite le processus de demande et d’ajout de traduction.

La nouvelle fonctionnalité de logique conditionnelle pour la collecte de données de niveau Protégé B

Nous cherchions un moyen d’exploiter la capacité de Formulaires GC à collecter des données de niveau Protégé B, car nous avons beaucoup de documents qui doivent nous être soumis à ce niveau de sécurité. Nous étions très enthousiastes à l’idée de trouver un projet qui fonctionnerait pour cela, mais nous devions être en mesure de concevoir le formulaire en utilisant la logique conditionnelle pour qu’il soit réussi et qu’il permette d’obtenir les informations dont nous avions besoin. Il y a quelque temps, j’ai vu sur la feuille de route que l’équipe travaillait à cette fonctionnalité et j’ai attendu son lancement.

Comment la logique conditionnelle a amélioré l’expérience relative aux formulaires :

La logique conditionnelle modifie ce que les personnes voient lorsqu’elles remplissent un formulaire, en fonction de leurs réponses précédentes. Ceci améliore leur expérience, surtout quand le formulaire est long ou complexe. La division des formulaires en ligne en plusieurs pages et l’application de règles de logique conditionnelle peuvent contribuer à faciliter et à accélérer le remplissage. Cela signifie qu’il est possible de ne poser certaines questions que lorsqu’elles sont pertinentes ou d’orienter les personnes vers des chemins différents. En conséquence, la qualité des données collectées s’améliore souvent aussi.

Apprenez-en plus sur la configuration d’un formulaire avec la logique conditionnelle

L’essai sur les formulaires de santé : tests en Saskatchewan et à Terre-Neuve

Quand la fonctionnalité de logique conditionnelle a été mise à la disposition des utilisateur·rice·s de Formulaires GC, nous avons lancé un projet intitulé « Questionnaire de santé détaillé ». Lorsqu’un cadet ou une cadette s’inscrit au programme, les officiers ou officières de liaison médicale doivent procéder à des vérifications en matière de santé avant que la personne concernée ne puisse devenir membre actif·ve. Les renseignements fournis par les parents sont des données de niveau Protégé B, ce qui signifie que MS Forms n’était pas une option viable – mais Formulaires GC comportait les protocoles de sécurité requis par le GC. Contactez l’équipe d’assistance pour plus d’informations sur la sécurité de GC Forms.

Nous testons les questionnaires de santé en ligne en Saskatchewan et à Terre-Neuve. Il s’agit d’un groupe d’essai d’environ 600 utilisateur·rice·s, et nous prévoyons de l’élargir si l’expérience en matière de vérification de la santé s’en trouve améliorée.

Quelques avantages clés de nos formulaires en ligne :

1. Ils permettent aux jeunes de participer rapidement au programme en éliminant l’attente de 2 à 3 semaines associée aux formulaires papier et aux envois postaux. 

Le processus d’obtention des renseignements sur la santé était complexe jusqu’ici. Auparavant, les corps et les escadrons (c’est-à-dire le personnel qui travaille bénévolement et à temps partiel) recevaient une indication qu’un cadet ou une cadette avait besoin d’un questionnaire de santé détaillé d’après les réponses données lors de l’inscription en ligne. Il s’agissait ensuite d’imprimer le formulaire et de le faire remplir par les parents, puis de l’envoyer par courrier ou par télécopie à l’équipe de liaison médicale de l’unité régionale de soutien aux cadets (URSC). Il y avait donc un délai d’attente dû à l’acheminement par voie postale, et les cadets et cadettes ne pouvaient pas participer tant que cela n’était pas fait. 

La transmission des données en ligne permet à notre personnel médical d’obtenir instantanément les informations et de mettre à jour les dossiers des cadets et cadettes dans les meilleurs délais, afin qu’ils et elles puissent commencer à participer plus rapidement!

2. Il faut moins de temps qu’auparavant pour remplir le formulaire, car grâce à la logique conditionnelle, nous ne demandons que les informations requises. Ainsi, certain·e·s utilisateur·rice·s peuvent sauter jusqu’à 50 questions.

Par exemple, pour la section consacrée aux médicaments, les questions détaillées n’apparaissent que si vous indiquez que le cadet ou la cadette prend des médicaments, tandis que si vous répondez « non », cette section est sautée. 

3. Moins de paperasse qu’avant! L’utilisation de la logique conditionnelle dans Formulaires GC nous a permis de combiner trois formulaires de santé papier en un seul formulaire en ligne, ce qui a éliminé deux étapes et a permis à nos utilisateur·rice·s de gagner du temps tout au long du processus.

Dans le questionnaire de santé en ligne, les formulaires de consentement pour la sensibilité alimentaire et l’anaphylaxie sont désormais intégrés, de sorte qu’il n’y a qu’une seule soumission requise au lieu de trois pour ces données.

Rétroaction : augmenter notre utilisation de la logique conditionnelle et des formulaires de niveau Protégé B

Comme indiqué précédemment, mon équipe fournit des services numériques à nos cadets et cadettes ainsi qu’à notre personnel. Depuis le début de cet essai, j’ai présenté notre travail sur le questionnaire de santé détaillé à plusieurs reprises et à plusieurs collègues. 

Les réactions sont extrêmement positives et enthousiastes; le personnel médical dit que cela lui fera gagner beaucoup de temps et réduira beaucoup les obstacles, ce qui améliorera le processus pour toutes les parties concernées. Il en voit les avantages et souhaite la numérisation d’autres formulaires afin d’améliorer la prestation de services.

Garder un œil sur la feuille de route pour les fonctionnalités à venir

Nous cherchons constamment à améliorer la prestation de nos services. Nous sommes déjà de grand·e·s admirateur·rice·s et utilisateur·rice·s de Formulaires GC, mais nous attendons avec impatience les nouvelles fonctionnalités sur la feuille de route du produit, ainsi que les améliorations des fonctionnalités actuelles que nous utilisons. 

Comment les prochaines fonctionnalités peuvent nous aider :

Nous avons hâte que la future fonctionnalité de pièce jointe soit lancée, car celle-ci nous permettra de gagner du temps et de réduire davantage la paperasse administrative liée à la santé.

Nous avons contacté l’équipe de Formulaires GC pour devenir testeur·se·s bêta de cette fonctionnalité et nous sommes très enthousiastes à l’idée de voir si cela peut être une solution à long terme pour nos besoins en matière de collecte de données de niveau Protégé B.

• Le fait de disposer d’API à la fois pour Notification GC et pour Formulaires GC pourrait nous permettre d’utiliser ces deux outils à plus grande échelle.
  Nos formulaires de santé, comme mentionné ci-dessus, ne sont actuellement pas envoyés par l’intermédiaire de Notification GC. Toutefois, il est possible d’intégrer Notification GC grâce à son API existante. Une fois que l’API de Formulaires GC sera disponible, elle améliorera encore les capacités d’intégration en offrant de nouvelles possibilités d’interaction fluide entre les systèmes.

Essayez Notification GC et Formulaires GC!

Voici quelques liens qui vous aideront à démarrer :

• Prochaines dates de démonstration de Formulaires GC et Notification GC.
• Guide en matière de configuration de formulaires en ligne avec logique conditionnelle.
• Documentation sur l’intégration de l’API de Notification GC, qui permet aux fonctionnaires d’envoyer automatiquement des courriels ou des messages texte.