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Améliorer l’intégration des nouveaux employés en période de télétravail

Lorsque la pandémie s’est déclarée l’an dernier, nos vies personnelles et professionnelles ont été bouleversées du jour au lendemain. De mon côté, le chemin du bureau ne prend maintenant que 8 secondes. La course pour prendre le train le matin, les heures passées dans les embouteillages, s’entasser dans l’ascenseur; tout ça, c’est du passé. Aujourd’hui, je fais un petit arrêt à la machine à café et je rejoins la rencontre quotidienne de mon équipe en un seul clic, la tête reposée.

Les choses qui n’ont pas changé au Service numérique canadien (SNC) sont bien le recrutement, la dotation et l’intégration de nos nouveaux collègues. Depuis mars 2020, nous avons accueilli plus de 40 nouveaux employés de partout au Canada.

Commencer un nouvel emploi, c’est déjà une situation stressante si on ne dispose pas des ressources et des renseignements nécessaires pour effectuer le travail. À cela s’ajoute le télétravail, qui peut contribuer à l’isolement et rendre la situation plus compliquée pour les nouveaux employés. Une bonne intégration peut les aider à mieux pallier ces défis. Elle offre également aux employés la chance de se projeter à moyen terme au sein d’une entreprise. Bien que nous soyons satisfaits de nos procédures d’intégration, nous devions toutefois les rendre plus efficaces dans le nouvel environnement de télétravail.

Faire preuve de flexibilité en temps de pandémie

Au SNC, la méthodologie agile sert non seulement à la création de nos produits, mais aussi dans toutes nos activités. Nous sommes surtout efficaces lorsqu’il faut faire preuve de flexibilité. Nous avons été en mesure de transférer facilement et intégralement nos activités quotidiennes sur Google Hangouts et Slack. Après tout, le SNC est une organisation décentralisée à l’origine. Par contre, l’intégration des nouveaux employés en période de télétravail, c’était du nouveau pour nous.

Notre première embauche en temps de pandémie s’est produite au moment où nous étions tous en télétravail. Nous étions en mode survie et nous faisions de notre mieux pour nous assurer que notre nouvelle recrue avait tout le nécessaire pour son premier jour.

Il s’agissait d’Andréanne, maintenant chef de la gestion de produits. Nous avons tenté de lui fournir le matériel informatique et les documents nécessaires, dont le guide de l’employé. C’est une très bonne ressource qui décrit tout sur notre organisation et son histoire, mais c’est une lecture un peu lourde.

Avec un peu de recul, j’ai constaté que l’on donnait beaucoup de documents aux nouveaux employés… un peu trop même. Nous cherchions à bien accueillir les gens et à leur donner les outils dont ils avaient besoin pour effectuer leur travail, plutôt que de les surcharger de lectures.

J’ai également réfléchi aux interactions de nos collègues au bureau, comme les discussions dans le couloir ou avec son voisin de bureau. Il est difficile de reproduire exactement ces dynamiques en télétravail. Étant donné mon propre défi d’adaptation au télétravail, je savais qu’il fallait en faire plus pour rendre l’expérience d’intégration plus accueillante et interactive pour nos nouveaux employés.

La recherche avant tout

Lorsqu’un problème survient dans nos équipes de produits, nous l’étudions pour bien le comprendre avant d’essayer de le résoudre. Ce fut la même démarche pour ce défi opérationnel. Ainsi, pendant les huit premiers mois de la pandémie, j’ai organisé des rencontres de suivi avec chaque nouvel employé après 2 et 6 mois au sein de l’organisme.

Lors du suivi de 2 mois, je m’assurais que nos nouveaux collègues étaient bien installés et qu’ils avaient le nécessaire pour faire leur travail. Je leur posais également des questions sur leur expérience d’intégration au sein du SNC.

Au suivi de 6 mois, je posais plus de questions sur leur temps au SNC, notamment : qu’aurions-nous pu faire différemment? Que pouvons-nous faire pour améliorer l’expérience d’intégration des futurs employés?

La plupart des réponses obtenues étaient similaires. Ils auraient souhaité en apprendre davantage sur le SNC et son fonctionnement avant de commencer à travailler dans leurs équipes de produit.

Plus précisément, on cherchait surtout à mieux comprendre :

  • les équipes de produit et les interactions avec chaque communauté;
  • le processus des partenariats et les services que nous pouvions améliorer;
  • la place du SNC au sein du réseau du gouvernement du Canada (GC);
  • le fonctionnement du GC (pour les nouveaux employés).

Nos constatations

Grâce à cet examen, nous nous sommes rendu compte qu’il fallait adapter nos processus d’intégration pour mieux orienter les nouveaux employés au sein du SNC et du GC. Notre façon de travailler est unique, et étant donné que notre milieu de travail évolue rapidement, il est important d’avoir tous les renseignements à sa disposition avant de se mettre au travail.

Pour les nouveaux employés, la lecture des documents d’intégration peut sembler décourageante et ennuyante. Nous avons repensé notre approche et créé un nouveau programme d’orientation interactif. Son but est de renseigner de façon stimulante les nouveaux employés sur notre organisation afin de favoriser les échanges entre collègues.

Notre programme d’orientation

Le « programme d’orientation du SNC » est conçu selon un cadre d’apprentissage où les employés participent à divers « cours » pour mieux comprendre le Service numérique canadien.

Le programme offert aux nouveaux employés est composé de courtes séances de 30 à 45 minutes avec les chefs de chacune des communautés du SNC (p. ex. la conception, la liaison et la diffusion, les politiques, le développement, etc.). Lors des séances, ils apprennent comment les différentes communautés collaborent entre elles et contribuent aux objectifs organisationnels. Certaines séances portent aussi sur les débuts du SNC pour aider les employés à comprendre son évolution jusqu’à présent.

En plus de recevoir les renseignements dont ils ont besoin pour se lancer dans leur travail, les nouveaux employés profitent d’un moment pour socialiser avec leurs collègues. Ils ont la chance de rencontrer des collègues dans d’autres communautés (en conférence vidéo, puisque tout le monde est en télétravail) avec lesquelles ils n’interagissent pas régulièrement.

Les apprentissages

Même si le programme n’existe que depuis quelques mois, notre équipe de talent cherche toujours à améliorer l’expérience des employés et nous sollicitons régulièrement la rétroaction des participants. Les commentaires que nous recevons aideront à intégrer les nouveaux membres de notre équipe en pleine croissance.

Jusqu’à présent, les commentaires sont très positifs. Les participants nous ont dit que les séances d’orientation leur ont permis de poser des questions, de rencontrer les gestionnaires et de se faire de nouveaux amis. Désormais, lors de nos réunions de tout le personnel, les gens reconnaissent de plus en plus de personnes. Je suis agréablement surprise du résultat! Dans notre environnement de télétravail actuel, nous voulons nous assurer que nos nouveaux collègues sont branchés et qu’ils se sentent les bienvenus.

Comment votre expérience d’intégration a-t-elle changé depuis le début de la pandémie? Faites-nous part de votre expérience! Nous aimerions en savoir plus.