Une solution vraiment bilingue à la collecte de données : Formulaires GC
Développement économique Canada pour les régions du Québec (DEC) appuie le développement économique au Québec en offrant du financement, de l’accompagnement et de l’information stratégique aux petites et moyennes entreprises (PME) ainsi qu’aux organismes à but non lucratif (OBNL) à vocation économique afin d’appuyer la croissance et d’assurer la vitalité des collectivités. Les personnes et les entreprises qui font appel aux services de l’équipe sont situées au Québec, où une bonne partie de la clientèle est francophone.
Pour répondre aux besoins de la population et aux exigences de la Loi sur les langues officielles, tous les services du gouvernement du Canada (GC) doivent être bilingues, accessibles et sécurisés. Pour son personnel – dont la langue de travail est majoritairement le français – aussi bien que pour sa clientèle, DEC doit proposer une expérience d’utilisation simple, conviviale, adaptée à la réalité québécoise et disponible dans les deux langues officielles dès la mise en place. La qualité du français dans les outils numériques utilisés est donc cruciale.
À l’été 2023, DEC mettait en place un nouveau service et les solutions à sa disposition ne répondaient pas à ces objectifs. C’est alors qu’il s’est tourné vers le Service numérique canadien (SNC) et leurs outils, qui permettait de créer rapidement dans les deux langues officielles ce qui était recherché. DEC a de plus été en mesure de travailler en français dans un premier temps, tout en étant assuré que le produit serait bilingue à terme et dès sa mise en œuvre.
Annie Leblond et Cindy Desmarais, de DEC, expliquent tour à tour comment leur équipe Web et leur équipe des Services d’information aux entreprises utilisent Formulaires GC – un outil créé et entretenu par SNC – pour offrir des services totalement bilingues. Lorsqu’elles ont découvert le produit, elles ont tout de suite remarqué que l’interface en français était conçue spécialement pour les francophones : il ne s’agissait pas d’une simple traduction de l’anglais.
Travailler à DEC
Je m’appelle Annie Leblond et je suis responsable de l’équipe Web de DEC chargée des stratégies et communications numériques. Nous aidons de nombreuses équipes à créer et à publier du contenu, y compris l’équipe de Cindy.
Je m’appelle Cindy Desmarais et je suis responsable de l’équipe des Services d’information aux entreprises (SIE). Composée de 10 personnes, celle-ci aide les petites entreprises, les entrepreneur·e·s démarrant une entreprise et les OBNL du Québec à trouver des renseignements sur le marché, des possibilités de financement et des données fiables provenant de bases de données ou des informations réglementaires. L’équipe d’Annie nous aide à offrir le contenu Web relatif à nos services.
Nos deux équipes ont notamment collaboré au projet d’utilisation de Formulaires GC, un outil du SNC qui permet aux fonctionnaires comme nous de créer et de publier sans codage des formulaires Web accessibles, bilingues et sécurisés. Nous avons utilisé Formulaires GC pour créer un formulaire qui permet aux entreprises québécoises de demander des ressources et des conseils.
Le choix de la solution Formulaires GC
Annie :
L’équipe Web de DEC reçoit beaucoup de demandes en matière de contenu, et le besoin d’avoir des formulaires en ligne ne cessait de croître. Avant Formulaires GC, la programmation de formulaires sur nos pages Web était très chronophage et elle nécessitait une aide externe. Autrement dit, nous n’avions pas le plein contrôle sur les échéances et le processus même de création de formulaires. Nous voulions trouver une façon plus simple de créer des formulaires en ligne.
Nous avions découvert Formulaires GC dans l’infolettre du SNC, et des billets tels que Comment Formulaires GC peut aider à recueillir des données pour les services publics avaient piqué notre curiosité. C’est comme si les astres s’étaient alignés pour nous : nous avons commencé à explorer l’utilisation de Formulaires GC pour recréer les trois formulaires de contact dont nous disposions déjà.
Nous avons adopté la solution sur-le-champ, car elle nous permettait de contrôler le processus de création de formulaires et de recueillir des données de manière sécurisée. Elle nous offrait aussi la possibilité de créer des formulaires accessibles et d’y incorporer notre propre image de marque. Tout cela nous permettait de mettre notre clientèle en confiance.
Des expériences d’utilisation positives pour les francophones
Annie :
En tant que fonctionnaires francophones, nous avons souvent l’impression de vivre dans une traduction lorsque nous utilisons des outils pour offrir des services. Nous remarquons sans mal les services conçus en anglais puis traduits en français : ils sont utilisables, mais le contenu ne semble pas naturel. Dans sa version française, Formulaires GC nous a donné l’impression d’avoir été conçu pour les francophones. Pour tous les blocs de texte et les modèles bilingues prédéfinis, le contenu semblait naturel. Nous avons pu créer nos formulaires en un tournemain à l’aide de l’interface utilisateur française, et la fonctionnalité de traduction côte à côte a facilité la création de la version anglaise.
L’équipe Web a adopté Formulaires GC lorsque le produit n’en était encore qu’à ses débuts. Au fil de notre relation, l’équipe de Formulaires GC nous en a dit plus sur l’approche de localisation qu’elle a adoptée pour le développement de son outil. C’est cette méthode qui garantit le bilinguisme du produit, soit une expérience linguistique de haute qualité aussi bien dans l’interface de création des formulaires que dans les formulaires publiés. Le SNC adapte les versions française et anglaise au public canadien pour un résultat sur mesure sur les plans linguistique et culturel. Une simple traduction d’une langue à l’autre peut manquer de naturel et causer de la confusion, tout l’inverse du résultat recherché.
Cindy :
Le bilinguisme et la qualité du français dans nos communications et services n’importent pas seulement pour l’expérience utilisateur : c’est aussi un critère important pour la fiabilité des formulaires et des interactions qui s’y rapportent. Les personnes qui utilisent nos services sont en grande partie francophones, et l’expérience linguistique qu’elles vivent lorsqu’elles y recourent peut avoir une incidence sur la confiance qu’elles nous accordent.
Découvrez comment il a été rapide et facile de créer nos formulaires
Annie :
Pour l’équipe Web, adopter Formulaires GC a été facile. J’ai créé un compte avec mon adresse courriel du GC et j’ai immédiatement pu commencer à créer des formulaires. Avant d’utiliser Formulaires GC, il nous fallait plusieurs mois pour créer un formulaire en ligne. Création, tests, obtention d’approbation et publication : tout cela nous prend maintenant quelques jours à peine. Le fait de pouvoir créer rapidement des formulaires (comme celui de notre demande d’informations pour entreprises) a constitué et continue de représenter un énorme gain de temps pour notre InfoCentre.
Cindy :
À l’été 2023, DEC œuvrait à la création d’une nouvelle ligne de service pour les renseignements destinés aux entreprises, qui devait être disponible en octobre 2023. La gestionnaire de projet a d’abord établi les besoins et le plan du formulaire en fonction des services à livrer ainsi que les types d’information et critères à collecter. Avec le soutien de l’équipe Web, le formulaire a pu être créé et mis en ligne dès la première journée d’opération des Services d’information aux entreprises (SIE), et c’est aussitôt que nous avons reçu nos premières demandes. Ce fut un succès!
L’équipe SIE a donc collaboré avec l’équipe Web pour la création du premier formulaire des SIE. Puis, avec l’aide de l’équipe de soutien de Formulaires GC, l’équipe Web a transféré la responsabilité à l’équipe SIE, de sorte que cette dernière puisse elle-même mettre à jour le contenu. Le processus est donc plus rapide et beaucoup plus fluide qu’auparavant.
Fonctions utiles des formulaires GC
La création de services accessibles
Annie et Cindy :
Quand il s’agit d’offrir des services au public, l’accessibilité n’est pas négociable. C’était un plaisir pour nous de constater que l’équipe de Formulaires GC partageait notre point de vue. Nous n’avons pas eu à vérifier que le produit répondait à nos besoins en matière d’accessibilité, ce qui nous a permis de gagner du temps (découvrez l’approche de l’équipe du SNC en matière d’accessibilité dans ce billet de blogue).
Des interactions fiables en matière de données
Cindy :
Nous traitons des renseignements destinés aux entreprises, aussi la sécurité est-elle un critère important pour obtenir la confiance du public. Formulaires GC est un service du gouvernement du Canada qui nous permet de recueillir des données pouvant aller jusqu’au niveau Protégé B. Pour nous, c’est l’assurance que nous pouvons l’utiliser en toute confiance. Nous aimons aussi les fonctionnalités de sécurité intégrées au produit, qui en font un outil transparent et fiable pour les personnes utilisant nos formulaires. Lors de la création d’un formulaire, l’outil vous demande d’écrire un avis de confidentialité indiquant la façon dont les données recueillies seront utilisées et protégées.
Annie :
Formulaires GC possède une autre fonctionnalité pour mettre le public en confiance : l’image de marque. DEC a pu faire ajouter sa signature au formulaire, et l’équipe du SNC s’en est chargée en moins d’une semaine (voir ci-dessous).
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